Отделяйте чувства от фактов. Если вас поджимают сроки, выполнить этот совет непросто. Уберите из текста угрозы, обвинения и обидные слова – все, что вы никогда не сказали бы своему коллеге, которого уважаете. Если вы не скажете это тому, кого цените, не стоит говорить подобное другим. Отступите на шаг назад. Изложите факты, которые вывели вас из себя: что произошло и что подтверждает ваши слова.
Контролируя свою речь, вы контролируете свои мысли и чувства. Обуздать эмоции очень просто: сократите длину предложений. Пусть фразы будут как можно короче. Это поможет вам сдержать эмоции. Вы удивитесь, как четко и логично будут выглядеть ваши мысли при таком подходе.
Не ведите себя как недоросль. Молодежный сленг, смайлики и избыток эмоций мешают общению взрослых людей. Сокращения, уместные в чате, недопустимы в деловой переписке. Пользуйтесь ими в СМС или в личных письмах.
Хотя некоторые сокращения, например FYI и ASAP, включены в словари нормативного английского языка, бóльшая часть аббревиатур не преодолела этот порог.
После: напоминание о заказе
Jim,
In the past I’ve done regular business with your site. I have not been disappointed with either FutureOffice products or services until last week.
On Monday, August 12, I ordered seven color cartridges (NLS 580) with two-day delivery. On August 13, I received confirmation on my order (#37–004–215). As of Monday, August 19, the cartridges have not been delivered.
Because I know you value our business, I know you’ll rectify the situation immediately.
I look forward to hearing from you soon.
Regards,
Gloria Fromm, Assistant Director
Vector, Inc.
gloriafromm@vector.com
Используйте прописные и строчные буквы по назначению
Прописные буквы в английском языке – не украшение. Они помогают сделать текст понятнее. Заглавная буква в начале предложения указывает на новую мысль. Слово, написанное с большой буквы, требует повышенного внимания. Прописная буква – своеобразная дань уважения смыслу. Одно дело сказать «country», а другое – «Australia».
Правильное употребление заглавных букв показывает адресату, что вы владеете нормативным языком. Он видит, что вы соблюдаете правила, и понимает: вы – профи, и к вашему письму следует отнестись серьезно. Но если текст написан сплошь прописными буквами, вас примут за неоперившегося юнца или лентяя. Чтобы научиться правильно использовать прописные буквы, не нужно быть гигантом интеллекта. С этим справится и ребенок.
