Разделяйте факты и мнения
В мире бизнеса объективность успокаивает и обнадеживает. Если за абзацем с фактами следует абзац, где вы изложили свою точку зрения, адресат скорее всего прислушается к вашему мнению.
Не смешивайте факты и мнения, ибо это приводит к плачевным результатам. Если вы перескакиваете с одного на другое, вам трудно контролировать ход мысли. Речь становится менее ясной. Хуже того, люди могут подумать, что вы не способны разграничить собственные эмоции и объективные данные.
Не записывайте лишнего
В компании всегда есть конфиденциальная информация, не предназначенная для записи. Из-за потенциальных правовых рисков такие сведения никогда не хранятся на жестких дисках. Если вы не знаете, можно ли документировать те или иные данные, выясните это заблаговременно.
В деловой переписке не место эмоциям. Нет необходимости выказывать адресату знаки дружеского внимания. Фразы вроде: «Hello, how are you today?» или «I really hope this e-mail finds you well and thriving», – сохраняются в личной переписке, но в мире бизнеса они только отнимают время.
Любопытно, что, несмотря на запрет маркеров вежливости – от «Hi there» в начале до «Let’s get together» в конце, – тон подобных сообщений не воспринимается как грубый, холодный или враждебный.
Главное в этих письмах – факты, а не обмен любезностями. Для успеха бизнеса нужны командный дух, взаимное уважение и прочные деловые отношения. Все это подразумевается по умолчанию. «Подтверждения доброй воли» вполне достаточно, чтобы выразить расположение к получателю. Будьте честны, говорите просто, опирайтесь на факты. Так вы дадите другим почувствовать, что вы добросовестный человек, на которого можно положиться. Избыток эмоций заставляет усомниться в ваших профессиональных и личных качествах.
This is to confirm… If you ask me…
In my opinion… Instinct tells me that…
It seems to me that… Similar situations have shown…
In my view… It makes sense to me that…
My thoughts about this… I wonder if…
My position is that… It occurs to me that…
From my perspective… My experience suggests…
Perhaps we should… I believe that…
The history suggests… My stand is…
Умение писать не остается незамеченным
Многие с гордостью рассказывают мне, что, освоив искусство электронной переписки, они стали получать массу комплиментов. Когда-то эти люди не знали, как подступиться к e-mail, и их письма никуда не годились. Теперь их жизнь переменилась. Руководство всегда отмечает тех, кто оттачивает свое мастерство. Умение писать электронные письма, как и любое другое дело, требует навыков и усердия. Не жалейте на это времени, и вы обязательно добьетесь результата.
