Kind Regards. Деловая переписка на английском языке | страница 19

От текста цифры отделяют скобками или точками: «1)», «2)» или «1.», «2.», «3.».

В деловых письмах лучше всего использовать арабские цифры. Римские уместны в более официальных документах. В обычной электронной переписке они выглядят архаизмом.

Часто самый важный пункт идет первым. В других случаях есть смысл расположить пункты в хронологическом порядке, чтобы отразить последовательность событий. Если вы составляете протокол совещания, логично использовать хронологию. Но если вы подводите итоги обсуждения и хотите выделить главное, лучше расположить материал с учетом значимости.

Казалось бы, что может быть проще, чем объявить о собрании? Тем не менее многие составители подобных писем забывают ответить на элементарные вопросы: кто, где, когда, что и почему. Адресатам приходится запрашивать эту информацию, а отправителю – писать новые письма, чтобы прояснить и дополнить исходное сообщение.

Если вы регулярно упускаете из виду очевидные моменты, значит, вы неорганизованный человек. Вы слишком рассеянны, чтобы сосредоточиться на выполняемой задаче. Или попросту не даете себе труда перечитать и отредактировать готовое письмо.

Если люди приезжают на собрание издалека, первым делом нужно ответить на вопрос «где». Если участники часто работают за пределами офиса, главное – вопрос «в какой день». Если они обычно находятся на своих рабочих местах, в первую очередь им важно знать «в котором часу».

Поскольку в английском языке принято начинать с главного, подумайте, какие вопросы имеют первостепенное значение для получателей вашего письма.