Помните, электронное письмо – синоним действия
Деловые люди открывают e-mail, чтобы выяснить, что нужно сделать: принять решение, ответить на вопрос, исправить положение, назначить встречу, проанализировать план и так далее. Это значит, что получатель ищет призыв к действию.
Информационное письмо не требует принятия мер. Если отправитель не обозначил свою цель в теме письма и в первой фразе, он сбивает людей с толку. Читая ваше письмо, они не должны ломать голову, пытаясь понять, что нужно сделать.
Семь раз отмерь
Информационное письмо чем-то похоже на «письмо счастья», которое требует, чтобы человек немедленно разослал его десятку адресатов. Если вы получили такое письмо, подумайте, нужно ли пересылать его дальше. Иногда в этом нет ни малейшей необходимости.
Скорость электронной почты побуждает нас транслировать слишком много информации. Заваливая ящики коллег ненужными письмами, вы выглядите незрелым юнцом. Опытный сотрудник умеет различать сведения, необходимые боссу, и те, которые попросту отнимают время.
Ваше письмо могут удалить, не читая
Человек, который каждый день получает пару сотен писем, может удалить информационное письмо, пробежав первую строку, или отложить его на потом. Такие сообщения читают только по доброй воле.
FYI… To make sure we’re on the same page…
Heads up… This is just to tell you…
This is to inform you… For your information/files…
Just so you know… I wanted to let you know that…
Нередко приходится слышать, как люди жалуются на информационные письма.
• У меня полно дел! Если бы я хотел это знать, я задал бы вопрос сам!
• Я убил на это проклятое письмо уйму времени, а толку – ноль!
• Как меня бесят письма «к вашему сведению», где тема не названа сразу!
