Определите предмет обсуждения в самом начале письма. Первые строки не должны сбивать адресата с толку или создавать интригу.
Функция электронной почты – оперативный обмен информацией, поэтому сообщения должны быть краткими и четкими. Старайтесь формулировать мысли просто и ясно. Это ценится превыше всего.
Как надо
• Выбирайте понятные общеизвестные слова.
• Используйте короткие предложения.
• Начинайте предложение с подлежащего и сказуемого.
• Делайте абзацы короткими – пусть адресату будет удобно читать текст.
Как не надо
• Избегайте длинных, редких, непонятных слов.
• Не перегружайте письмо сложными фразами. Это не роман.
• Не ставьте подлежащее и сказуемое в конец предложения.
• Не делайте абзацы слишком длинными. Это отбивает желание читать текст.
• Не путайте электронное письмо с литературным текстом.
Поучительная история
Я снял трубку и услышал знакомый голос. Вице-президент крупной международной корпорации рявкнул:
– Что вы от меня хотите?
Я был в Чикаго. Он в Париже. Едва не лишившись дара речи, я пролепетал:
– Видите ли, я… я…
Спустя секунду я понял, что случилось. Во всем виновато мое письмо. Сумбурное и невнятное. Он был вынужден разыскать меня, чтобы разобраться. Я отнял у него драгоценное время.
Меня спас инстинкт самосохранения. Я собрался и скороговоркой выпалил основные тезисы, которые должен был изложить в письме. Так я получил урок на всю жизнь. Если ты пишешь e-mail, сразу бери быка за рога и постарайся донести главное.
