А если сложилось так, что и какие-то из этих устройств, и бумага стоят у вас на столе, задумайтесь: нельзя ли их куда-нибудь переставить? К примеру, принтер можно поместить на отдельную стойку. И туда же отправить факс. А сканер — вы действительно так часто им пользуетесь, что он обязательно должен быть под рукой? Кстати, я недавно приобрела многофункциональное устройство, совмещающее в себе и факс, и сканер, и принтер. Такой аппарат позволяет сэкономить и деньги, и место.
Держать под рукой большое количество бумаги тоже неразумно. Если рядом с вами лежит больше двух пачек — существует риск, что вы отнимаете место у более важных вещей. Не лучше ли вернуть излишек бумаги на склад или оборудовать в офисе специальное место для расходных материалов? Такое место может радовать глаз — как холодильник, набитый продуктами. Если же вы работаете дома, купите недорогой шкаф и поставьте его в чулан (если, конечно, у вас он есть).
Подавляющее большинство людей, открыв пачку офисной бумаги, так и оставляет ее в упаковке. Но есть другой вариант: снять обертку и положить бумагу в специальный поддон. Запасную же бумагу можно хранить в только что назначенном на эту должность шкафу для расходных материалов или в тумбе стола.
Есть ли у вас шредер? Если в вашей компании не принято уничтожать бумаги, попробуйте убедить руководство в том, что это необходимо. Идеальный вариант — общий, закрывающийся на замок ящик в центре офиса. Именно так все чаще и чаще поступают в большинстве компаний по продаже недвижимости, в которых я бываю. Этот ящик периодически опустошает профессиональная шрединговая компания. Такая практика позволяет офисам избавиться от тонн бумаги, не тратя на это времени. Рост производительности труда обычно покрывает затраты на услуги шрединговой компании. И не забывайте о факторе безопасности — он и вовсе бесценен.
СЛЕДИТЕ ЗА ОРГАНИЗОВАННОСТЬЮ СТОЛА
Свои занятия я обычно начинаю со следующей фразы: «У меня две новости: одна — хорошая, другая — плохая. Хорошая заключается в том, что каждый из вас уже организован. Более того, у каждого есть система. И вы подчиняетесь этой системе так, как подчиняются своей вере религиозные фанатики». Аудитория смотрит на меня широко раскрытыми глазами. Я почти слышу, что они думают: «Ну нет, Реджина, вот тут ты ошибаешься!» Не ошибаюсь. И вот вам плохая новость: одни системы порождают хаос, другие создают рабочую атмосферу.
Вы забиваете всяким хламом ящики стола? Это и есть ваша система! Я хочу, чтобы вы заменили ее новой, в соответствии с которой будете абсолютно осознанно класть вещи на место, а не бросать их где попало.
