Уважаемый г-н Салливан,
Мы новая фирма по продаже электроники, и нам необходимо создать отдел, чтобы провести несколько фундаментальных исследований.
Соответственно, наш президент, г-н Гене Шульц, решил, что было бы хорошо, если бы мы узнали, как создавались некоторые масштабные исследовательские отделы, такие как Bell Laboratories.
В чем наша проблема?
О чем мы думаем?
До сих пор не сказано, что мы хотим
Не начинайте с выражения своей признательности.
Уважаемый г-н Салливан,
Я был бы очень благодарен вам за помощь в вопросе, по которому Bell Laboratories, скорее всего, хорошо проинформированы.
Написать это письмо следует следующим образом:
Уважаемый г-н Салливан,
Есть ли у вас литература, в которой содержалась бы информация о том, как было все организовано в компании Bell Laboratories в дни ее становления? Если да, могли бы вы выслать эту литературу мне и выставить счет?
Здесь говорится конкретно, чего вы хотите, и вы это оплачиваете
Я представляю небольшую компанию по интернет-продажам оргтехники, и ваш опыт может помочь нам понять, каким образом следует начать действовать.
Ваша помощь была бы неоценима для нас.
Объясняется почему
И спасибо!
Вот правильный порядок составления письма-запроса: во-первых, что вы хотите, во-вторых, кто вы и почему этого хотите, в-третьих, выражение признательности за будущее содействие. Если вы просите какую-то обычную информацию — копию опубликованной речи или прайс-лист, — вы можете не перечислять причины, по которым вам это нужно, и сократить благодарственную часть.
Как сказать «нет»
Нет, мы не можем предложить вам работу. Нет, мы не можем дать вам еще один кредит. Нет, мы не согласны с тем, что это была наша вина и что мы должны вам что-то возмещать. Нет, мы не сможем доставить вам заказ точно к Рождеству. Увы, мы не можем опубликовать ваш рассказ. Извините, мы сожалеем, что не можем поспособствовать вашей благотворительности.
Кажется, что отказать кому-то письменно намного проще, чем отказать лично, но на самом деле это гораздо сложнее. Письма менее личные, а эффект от них долговременный. Читатели не могут видеть выражение вашего лица. Как не могут слышать интонации голоса и задавать вопросы о том, над чем им приходится ломать голову или с чем они не согласны. Ваше письмо должно компенсировать эти недостатки:
Оно должно быть понятным, как если бы вы обращались к человеку напрямую.
Оно должно быть тактичным и сочувствующим, как если бы вы разговаривали лицом к лицу (проявите максимум внимания к интонации).
