«Кратко и благозвучно» — таков первый принцип ведения электронной переписки кабельного телеканала НВО (Home Box Office). Руководители НВО говорят, что люди требуют быстрых ответов на простые вопросы. Сделайте свое письмо кратким, но завершенным — «содержательным, емким и по существу», как этого требовал один из наших лучших преподавателей английского языка.
Существует немало аббревиатур, сокращений слов и фраз для электронной почты, но мы не рекомендуем ими пользоваться (разве что FYI>[23]). Почти все они считаются сленгом и большинством людей не воспринимаются.
3. Старайтесь не наделять ваши сообщения ассоциативными признаками
Встречаются чересчур короткие электронные письма — в том смысле, что по ним нельзя понять контекст. Если не дается ссылки на некое исходное сообщение, то это заставляет читателя ворошить всю почту (если она сохраняется), чтобы понять, о чем именно идет речь.
Например, фраза «Я в вашем распоряжении» может означать «Я свободен и могу выступать на вашей встрече 14-го».
«Вы получили мое сообщение о встрече 14-го? Вы можете прийти?» — напишите так вместо «Вы получили мое сообщение?»
Не стоит писать так, чтобы у читателя возникало множество ассоциаций. Четко выражайте цель вашего письма: каких действий вы ожидаете; если вы ждете ответа, то установите конкретный срок.
4. Выбирайте верный тон
Электронное письмо безлико и безголосо. Настроение автора не может быть передано интонациями, как при телефонном разговоре. Электронные письма — нечто совсем иное: их можно истолковать неверно. Бывает, внезапно вы натыкаетесь то на обрывочные комментарии, то на резкие вопросы («Где, в конце концов, меморандум о...?»)
Некоторые люди добавляют к тексту комбинации знаков препинания и «смайлы», пытаясь передать интонации написанного. Однако понять их могут далеко не все и пользуются ими все же в неформальной среде. Тон, который вы желаете сохранить в сообщении, лучше продемонстрировать с самого начала, с заголовка.
Помогите! Как нам ответить?
Или:
Огромное спасибо всем!
Еще одна возможность — приветствие. Старомодные люди не могут отказаться от проверенного временем обращения «Уважаемая» или «Уважаемый», а кто-то, напротив, считает все это формальностью. Тем не менее приветствие, особенно если переписку начинаете вы, поможет выстроить коммуникацию.
Приветствие Добрый день, г-н Браун выражает дружеское расположение, применимо в профессиональной среде и кажется более уместным, нежели
