Не сохраняйте старые названия ни в ответах, которые не имеют ничего общего с актуальной темой, ни в переписке, которая продолжается до бесконечности с одним и тем же названием. С другой стороны, если вы добавляете нечто существенное к прежнему сообщению, то не меняйте название до тех пор, пока оно не перестанет быть актуальным. Если вы отправляете несколько сообщений, тематически не связанных между собой, лучше отправить их по отдельности. Это не отнимет у вас много времени, а письмо будет удобнее читать, равно как и ссылаться на него.
Благодаря адресу электронной почты вы можете дать читателю представление о том, кем именно являетесь. Следовательно, адрес должен хоть каким-то образом показывать на экране ваше имя. (Приведем в пример приятелей, с которыми мы выбираемся на рыбалку: мы сразу определим, кто такой troutsmith@emailserver, но никогда не вспомним, кто скрывается под именем dryflier@emailserver.)
Люди привыкли удалять спам, и если имя им ни о чем не говорит, то письмо отправляется в корзину. Нелишней бывает практика заканчивать сообщения стандартной подписью с номером телефона, адресом и должностью. Многие предложения, приходящие на наш e-mail, подписывались по такому образцу:
С уважением,
Скотт Катлер
Директор по передовым технологиям, руководитель технологических служб
Корпорация Compaq Computer, PC Products Group
[номер телефона]
Современное программное обеспечение позволяет настраивать и автоматически добавлять подписи для исходящих сообщений.
2. Максимально урезайте текст
Безжалостно сокращайте текст, в буквальном смысле. Берегите время вашего читателя и сразу переходите к сути. Помните, что e-mail — это другое измерение. Очень тяжело читать длинные сообщения на мониторе, а все, что по объему занимает больше одного экрана, рискует быть непрочитанным (в этом случае лучше отправить вложение).
«Я никогда не сталкивалась со слишком коротким электронным письмом; наиболее эффективные из них коротки и в то же время отражают самую суть», — говорит Мэнни Фернандес, председатель правления Gartner Group.
Постарайтесь исключить около 50% написанного. Вы будете приятно удивлены, заметив, как потом будут бросаться в глаза все главные моменты вашего письма.
Кто-то спросил Огюста Родена, как он смог изваять из мрамора слона. Он ответил, что это легко: «Вы просто убираете все, что не является слоном»>[22]. Убирайте все, что не относится к вашему вопросу.
«Кратко и благозвучно» — таков первый принцип ведения электронной переписки кабельного телеканала НВО (Home Box Office). Руководители НВО говорят, что люди требуют быстрых ответов на простые вопросы. Сделайте свое письмо кратким, но завершенным — «содержательным, емким и по существу», как этого требовал один из наших лучших преподавателей английского языка.
