Предприятия получают твердость чрез совещание.
Царь Соломон
Групповая работа – очень важная часть вашей менеджерской жизни, от того, насколько хорошо вы владеете навыками проведения эффективного совещания, во многом зависят результаты вашего подразделения, а также развитие ваших сотрудников.
Многие серьезные консультанты по управлению начинают свою работу с организациями как раз с того, что учат людей работать в группах. Соблюдать определенные процедуры, последовательность, роли в группе.
Тигран Арутюнян, например, каждый раз терпеливо объясняет менеджерам в организациях, куда его приглашают в качестве консультанта, что люди плохо работают в группах не потому, что они глупые или не хотят участвовать в таких формах работы, а просто потому, что они не умеют этого делать.
Вам, как ведущему совещания, порекомендую несколько несложных правил, соблюдая которые вы сможете повысить эффективность своей групповой работы.
Повестка дня. Если вы хотите получить результат от совещания, его нужно готовить. Заранее разослать повестку дня, чтобы все участники не только знали, по какому вопросу собираемся, но и могли подготовиться. В противном случае можно на совещании упереться в недостаточность информации, и придется встречу откладывать или переносить.
Время. Встречу лучше назначать на такое время, чтобы рабочий день ваших сотрудников при этом не ломался. Мне кажется привлекательным утреннее время либо, наоборот, самый конец рабочего дня. Пусть в середине для подразделения занимаются работой с клиентами. Начинайте вовремя.
Также желательно, чтобы заранее было определено, во сколько ваше совещание закончится. Таким образом, сотрудники смогут заранее планировать другие свои дела и встречи после совещания, это также повысит эффективность работы вашего подразделения.
Правило одного микрофона. Все высказываются по очереди – это ответственность ведущего.
Не давайте комментировать комментарии. Говорим только по теме, ушли в сторону – ведущий возвращает дискуссию в нужное русло.
От младших к старшим. У разных людей разное влияние на других, разный авторитет. Поэтому самые опытные и влиятельные участники должны высказываться последними. Люди, которые работают недавно, не будут скованы чужим авторитетом, чужим мнением. Они не побоятся «сказать глупость» и могут выступить с нестандартными идеями. Чтобы получить от новичков максимум пользы, им нужно давать высказываться первыми.
