Поэтому забудьте о мелких проблемах текущего процесса. Вместо этого как следует изучите его в действии, проследите ход процесса от начала до конца, отметьте его этапы, особенно те из них, что добавляют ценность. При желании можно перевести процесс в схематический вид, для этого подойдут такие программы, как Microsoft Visio. Но будет нисколько не хуже, если вы просто оклеите стену оберточной бумагой и изобразите этапы процесса прямо на ней. Для обозначения отделов можно использовать классические прямоугольники. Чтобы изобразить сам процесс, поместите эти прямоугольники в так называемые «плавательные дорожки». Представьте себе бассейн, где все плавают по определенным дорожкам. Пусть у каждого отдела она будет своя. В тех местах, где процесс перемещается из отдела в отдел, происходит пересечение границы между дорожками. Чем чаще это случается, т. е. чем больше подобных пересечений указано на схеме, тем хуже выстроен ваш процесс. Пересечение границы – это всегда задержки и дополнительные расходы.
Последовательность действий при проектировании процессов
Проектирование процессов следует проводить в несколько этапов. За годы своей работы мы определили эти этапы следующим образом: мобилизация, диагностика, построение нового процесса и внедрение. Если выражаться более простым языком, можно назвать этапы так: «Организуй работу», «Найди нужное направление», «Придумай сумасшедший проект» и «Сделай его реальностью».
Организуй работу . Первый шаг заключается в том, чтобы собрать вместе людей, которые будут создавать новый процесс на предприятии. Давайте сразу проясним: проектирование процессов – это не одиночная гонка. Если вы попытаетесь взяться за дело самостоятельно, то, скорее всего, не сможете правильно выделить все этапы текущего процесса. Но еще важнее то, что без помощи коллег вам будет очень трудно спроектировать новый процесс. Здесь нужно как можно больше идей, и необходима целая команда специалистов, которые оценивали бы эти идеи, спорили, выбирали из них лучшие и создавали самую выигрышную комбинацию. В команде должно быть два типа людей: инсайдеры и аутсайдеры. Инсайдеры в нашем случае – это люди, участвующие в процессе и знакомые с его особенностями. Такие люди вам очень нужны. Инсайдеры хорошо знают клиентов, им известны многие подводные камни, которые могут встретиться в процессе, к тому же они вселяют уверенность во всех остальных членов команды. Однако если команда будет состоять из одних инсайдеров, вы сможете рассчитывать лишь на улучшенную версию того процесса, который существует в настоящее время. Эти люди успели свыкнуться со старым процессом, они слишком много в него вложили, чтобы полностью от него отказаться, да и придумать нечто совершенно новое они тоже вряд ли сумеют. Поэтому вместе с инсайдерами в команде обязательно должны работать аутсайдеры, т. е. люди со стороны, которые в данном процессе никогда не участвовали. Даже если они вообще ничего в нем не понимают, в этом нет ничего страшного. Умный человек, пришедший со стороны, способен внести новую струю, предложить свежие идеи, задать наивные вопросы, на которые не найдется ответа. У него, в отличие от инсайдеров, нет решительно никаких установок относительно того, как именно это все «должно» работать.
