Внезапно приходит человек
Это самая распространенная проблема в открытых офисах. Когда постоянно все, кто не занят и кому скучно, отвлекают своих соседей либо рядом сидящих людей. Также снижают эффективность работы посетители, которые нагрянули нежданно-негаданно.
К данным «похитителям времени» можно применить следующие ветви решений.
1. Рекомендуется вести разговор стоя, чтобы быстрее завершить общение.
2. Использовать сигнализаторы занятости: флажки, кепки и т. д. К примеру, в г. Ульяновске в компании «Дворцовый ряд» сотрудники при самостоятельной работе выставляют на стол красный флажок. Если он выставлен, это сигнал «отвлекать нельзя!» После завершения работы флажок убирается с «сигнального места» – значит, можно подходить, задавать вопросы и т. д.
3. Плотно подходить к гостю, чтобы вызывать дискомфорт, уменьшать психологическую дистанцию.
4. Издавать неприятные звуки, к примеру, пенопласт по стеклу.
5. Использовать специальную красную кнопку: при нажатии на нее через минуту звонит телефон и вам срочно нужно выйти!
6. Пользоваться гостевой комнатой, где расположены мини-библиотека, видеотека, чтобы пришедший ждал с пользой для себя.
7. Давать посетителю на входе вопросный лист. Некая анкета клиента, в которой он помечает, с чем пришел (как в Макдоналдс – список заказа). Формализация вопросов ускоряет общение.
8. Стараться переориентировать его активность в ваше русло, на ваши цели.
9. Перенаправить на другого человека: «дежурный менеджер», «дежурный по пространству».
10. На визитке указывать время работы офиса: «с… по.» Тем самым ограничить появление посетителей в неудобное вам время.
11. Создать график приема (телефон многоканальный, чтобы легко дозвониться).
12. Совмещать встречи с обедом. Деловые обеды, как образно выразился руководитель, «путешествие на обед».
13. Организовать место для открытых встреч в компании (переговорные).
Внутрифирменные «тормозные колодки»
Качественная подготовка управленческой информации повышает скорость принятия управленческих решений.
Мефодий Забродский, г. Нижнекамск
В этот раздел помещены прерыватели задач по горизонтали и вертикали. То есть речь пойдет о начальниках, подчиненных и коллегах. Особенно в крупных компаниях по традиции сложились внеплановые совещания и сессии «стратегических летучек» и вопросов на 15 минут, которые затягиваются на часы. При регулярном «рваном» графике продуктивность вашей работы снижается, и выполнить запланированное практически нереально. Как быть в таких случаях? Идеально совещания предупреждать, но если «летучка» уже рядом, то стоит рассмотреть следующие рекомендации.
