3. Когда сформируете несколько пунктов, начните внедрять их в свою ежедневную практику.
4. Если вы руководитель, то проведите данную работу на ближайшем совещании. И совместно с коллегами сформируйте корпоративный список «линий обороны от С».
Аврал должен быть тщательно отрепетирован заранее. (Константин Бордунас, г. Москва)
Телефонные звонки
Требуется выработать быструю категоризацию этих звонков. Чтобы сразу, с первых секунд знать, какой сценарий применить к «входящему». Далее предлагается ряд категорий входящих звонков и сценариев реагирования.
1. Личные звонки.
Попросить говорить кратко.
Попросить перезвонить в другое время.
Выделить время для личных звонков и предупредить всех близких людей, чтобы они звонили в предоставленные окна.
Установить автоответчик.
«Послать на три буквы»: SMS. «А если есть что по делу – пришли SMS!»
2. Профессиональные звонки.
Звонки от руководства.
Воспользоваться фразой: «Извините, я сейчас разговариваю с клиентом» или «Я по межгороду говорю».
Самому позвонить руководителю перед началом задачи, требующей концентрации, и уточнить: «Что от меня нужно? В ближайший час я могу поработать в тишине?»
Воспользоваться автоответчиком. Идея: автоответчик берет из графика периоды вашей занятости и сообщает это голосом либо текстом (SMS, Е-mail, ICQ)! Технически реализуемо. Правда, реальных примеров использования в России под рукой нет. Вполне возможно, что воплощение этой идеи принесет миллионы создателю такой программной оболочки.
В ответ на звонок отправить SMS, когда вы сможете перезвонить. Чтобы данный ход был экономичен, следует предварительно настроить шаблоны SMS-ответов. Последние модели Nokia имеют этот сервис как штатную функцию. Вы сбрасываете звонок – и автоматически SMS направляется звонившему.
Звонки от коллег.
Отложить.
Взять трубку, поняв, что это задача «С», переключить на автоответчик.
Быстро понять суть темы и перенести разговор на другое время.
Выделить зоны для общения (когда лучше вам звонить). Предлагаемые варианты – два окна: утром и вечером.
Потребовать структурированно изложить суть.
Звонки от клиентов.
Высказать просьбу перезвонить: «Вызывают к начальству на ковер…»
Структурированно выслушать, быстро ответить.
Ответить: «Я понял задачу, перезвоню в такое-то время.»
Принять звонок, зафиксировав на бланке входящих, и передать уполномоченному лицу.
Избавившись от «С», вы будете получиать меньше суеты в «А» и больше продуктивности в «В».
Чем изобретательнее барьеры в «С», тем больше пользы в «В» и меньше «А». (Маргарита Семенова, г. Альметьевск)
