• Для маниакальной актуализации текущих задач среди подчиненных следует проводить подобные совещания по несколько раз в день, но называть иначе, например «уточнение задач». И со словами: «Я повторяться не буду, но напоминаю, что…» терпеливо ставить те же задачи тем же подчиненным, пока последние не начнут закатывать глаза и падать в обморок.
Действенное совещание может проходить в нескольких форматах. Первый и самый простой – это информирование. При этом заранее сформированы решения, определены права и полномочия, заданы сроки и недвусмысленно и без оговорочно сформулированы задачи, положения, факты. Такой формат применим при зачитывании стратегических решений, например подведение итогов работы компании за год, озвучивание ее стратегических целей и награждение лучших работников. Кроме зачитывания желательно применять презентационный формат, то есть организовать визуальное сопровождение. Продолжительность информирования не должна превышать полутора часов, иначе участники перестают слушать и пропускают главное. Информирование в редких случаях проводится чаще одного раза в месяц. Такой формат ориентирован на большие аудитории и смешанные управленческие слои, где обратная связь с участниками предусмотрена крайне редко. Информирование не подходит для постановки оперативных задач или тематических дискуссий, потому что большинство участников не будут одновременно вовлечены в эти процессы.
Второй формат совещаний носит согласовательный характер, когда руководитель как третейский судья выслушивает стороны и дает поручение о дальнейших действиях каждому из участников. Цель таких совещаний – подкорректировать работу управленческой команды и согласовать взаимодействие смежных отделов. На такие совещания приглашаются руководители одного управленческого слоя. При этом каждый участник приходит на совещание с кратким описанием результатов работы, а не проблем и сформированным предложением, как улучшить результаты своей и совместной работы. Такие совещания могут проводиться несколько раз в неделю и даже ежедневно, при этом продолжительность совещания должна быть в пределах сорока минут. Если оно длится дольше, то обсуждаемые решения не сформированы или имеет место манипуляция участниками совещания.
Третий формат совещания нацелен на поиск решений, его еще называют управленческой сессией. Такое совещание проводят, если перед управленческой командой стоит задача найти конкретное решение, разработать стратегию, согласовать регламент и т. д. В этом случае все участники совещания заранее информируются о повестке и об исходной информации, которая будет обсуждаться. Это нужно для того, чтобы у всех была возможность изучить вопрос и подготовить к встрече хоть какие-то предложения.
