Вовремя и в рамках бюджета | страница 75

Как часто исполнители завершают свои задания и передают их на следующий этап досрочно? Как часто они тратят на выполнение задания средств меньше, чем заложено в бюджете? Вы обнаружите, что это происходит намного реже, чем можно было бы ожидать при оценке ресурсов и времени с 90%-ной вероятностью. Даже при несимметричном распределении значений на статистической кривой работы должны завершаться раньше срока в значительном числе случаев. На рис. 3.8 приведены фактические показатели длительности операций в сравнении с плановыми значениями. Большая часть заданий завершается точно вовремя, часто эта цифра составляет до 80%. Это не соответствует представленной ранее оценке времени завершения работ.

Вот некоторые возможные объяснения того, почему в большинстве случаев проекты не завершаются досрочно, а выделенные бюджеты расходуются полностью:

1. Люди строго придерживаются сроков и не видят смысла в досрочном завершении работы.

2. Произведенная оценка ресурсов и времени занижена, и на досрочное выполнение не приходится рассчитывать.

3. Объем работ увеличивается по ходу выполнения проекта, и проект потребляет все выделенное время и бюджет.

4. Считается, что следующий этап все равно еще не готов к тому, чтобы начинать работать досрочно по мере выполнения предыдущего.

5. В большинстве организаций есть угроза наказания за несоблюдение запланированных сроков. А каковы поощрения за досрочное выполнение?

6. В организации, выполняющей проект, сокращение основного бюджета означает увеличение доли накладных расходов, а в крайних случаях и снижение показателей эффективности управления проектом.

7. При досрочном выполнении снижается доверие к оценкам длительности и стоимости работ, получаемым от исполнителей, и со стороны руководства усиливается требование занижения оценочных значений.

В совокупности с психологическими мотивами перечисленные факторы приводят к значительному уменьшению возможностей положительной вариабельности показателей при реализации проектов. Менеджеры распределяют задания и учат людей соблюдать установленные сроки. Таким образом, даже если работа выполнена досрочно, до плановой даты о результате никто может и не узнать. Почему? Руководство обычно не использует преимуществ раннего завершения и никак не поощряет тех, кто закончил работу досрочно. Почасовая оплата мотивирует исполнителя использовать все время, отведенное для выполнения задания. Заключение контракта с условием возмещения реальных затрат исполнителя (обычная практика привлечения внутренних ресурсов компании и некоторых видов ресурсов извне) может способствовать тому, что исполнитель замедлит темп работ, чтобы получить оплату за сверхурочные или большую долю прибыли от реализации проекта.