Первый шаг к подготовке вечернего аукциона — выпуск каталога лотов. Здесь возможный покупатель найдет описание каждой картины, список владевших ею коллекционеров и дилеров и перечень выставлявших ее музеев и галерей и писавших о ней изданий. В каталоге также говорится, участвовала ли она прежде в аукционах «Кристи» и «Сотби»; другие аукционные дома упоминаются редко.
Иногда каталоги впечатляют своими габаритами и качеством полиграфии. Ноябрьский каталог аукциона современного искусства в нью-йоркском отделении «Сотби» 2012 года имел 5 сантиметров в толщину, 477 страниц (на 72 лота) и весил около двух килограммов. Он был издан на плотной бумаге и с таким качеством цветной печати, какого не встретишь в самых первоклассных журналах.
Формат каталога предназначен для того, чтобы позиционировать аукционный дом как заведение в некотором роде ученое. Каталог велеречиво излагает историю каждого значительного произведения, которую новый владелец приобретает вместе с вещью и может пересказывать знакомым. Все лоты подаются если не в историческом, то хотя бы в романтическом контексте. Предыдущие владельцы либо называются «известными коллекционерами со Среднего Запада», либо они обладали «выдающейся частной коллекцией», либо лот происходит «из коллекции джентльмена (или леди)». Хотя никто не должен знать имени фактического консигнанта, своим людям в мире искусства это иногда известно — например, Кэрол Фогель из The New York Times часто называет владельца. Никогда из описания лота нельзя узнать, что он появился на аукционе благодаря скандальному разводу или принудительной продаже имущества осужденного банкира. В конце описания указана предварительная цена, которая кажется вполне оправданной с учетом изложенной истории.
Важные клиенты не обязаны покупать каталог. Все крупные аукционные дома доставляют каталоги по запросу, хотя большинство заказывает его в виде цифрового файла, загружаемого на компьютер или планшет. Каталог поменьше и полегче предоставляют посетителям аукциона.
Главные лоты доставляются на частных самолетах в несколько городов, где устраиваются закрытые показы главных лотов, куда можно попасть только по приглашению. Например, драгоценности Элизабет Тейлор с аукциона «Кристи» пять дней провели в Москве, причем часть времени на открытом показе в ГУМе. Когда клиент покупает по телефону и потом становится известно, что он из России, реакцией часто бывает изумление, что кто-то может потратить десятки миллионов на вещь, которой в глаза не видел. По оценке Юсси Пюлкканена, президента отделения «Кристи» в Европе, России, Индии и странах Ближнего Востока, менее 20 процентов топовых лотов, проданных аукционным домом, уходят к покупателям, которые впервые увидели их на «гастрольном» показе.
