Заметки на полях:
Помните про цель написания делового текста.
Главное в официальном документе – его понятность и читаемость.
Официальные документы читают очень занятые люди, которых постоянно что-то отвлекает. Деловые тексты должны быть предназначены для чтения в таких условиях.
Если с самого начала не приложить к тексту всю нужную аргументацию, то письмо рискует превратиться в затянувшуюся переписку.
Деловой текст не должен допускать разных интерпретаций. Его смысл должен быть однозначно понятен.
[Кому. Должность, фамилия, имя, отчество лица, которому направляется жалоба, претензия]
[Куда. Название компании, организации или учреждения, куда направляется жалоба, претензия]
[От Кого. Фамилия, имя, отчество лица, составившего жалобу, контактная информация для связи]
Обращение
Считается, что жалобы можно направлять просто в подразделение или департамент. Действительно, часто невозможно установить, кому конкретно поступит документ. Тогда выбора нет, обращение не пишем. Но я все же рекомендую узнать фамилию, имя и отчество лица, принимающего решение по вашему вопросу. Обычно это руководитель подразделения, в которое вы пишете.
Например: «Уважаемый Сергей Павлович!»
Суть происшествия коротко
Коротко опишите суть произошедшего события, которому посвящена жалоба, претензия.
Например: «20.12.2008 я выявил ошибку в работе вашего электронного сервиса, о чем уведомил службу поддержки. Прошло уже две недели, но реакции нет».
Например: «В ночь с 12.06.2012 на 13.06.2012 цена на бензин на вашей заправочной станции повысилась. Я заправился бензином по более высокой цене, но не заметил улучшения его качества и изменений в работе двигателя».
Например: «18.07.2009 в мой адрес переведены денежные средства из банка … 20.07.2009 они еще не зачислены на мой счет».
Ваши требования и пожелания
Четкое описание Ваших требований в связи с инцидентом.
Например: «Прошу Вас исправить ошибку в трехдневный срок».
Например: «Прошу Вас разъяснить причину повышения цены с учетом снижающихся мировых цен на нефть и отсутствием видимых изменений качества продукта».
Например: «Прошу Вас разыскать мои денежные средства».
На что опирается ваша претензия
Ссылки на законодательство, нормативные акты, положения договора, обычаи делового оборота, в соответствии с которыми вы считаете себя правым(ой).
Например: «Ваши обязательства по исправлению ошибок в течение недели зафиксированы в регламенте взаимодействия в пункте 12.10.
Например:
