Если текст очень длинный, старайтесь разбить его на логические блоки. Иногда полезно в конце логического блока привести краткое резюме сказанного в нем. Блок может содержать пояснения и обоснования некоторой мысли. Эти объяснения могут отвлечь от самой мысли, так что коротко ее сформулировать в конце будет полезно. Если письмо короткое, относится к одной теме, то резюме можно сделать одно, в конце или самом начале текста. Стиль написания текста, когда вы сначала формулируете мысль, а потом ее обосновываете, применяется в обращениях к очень занятым людям, чтобы они могли из первых же строчек документа понять, о чем речь, вдуматься, согласиться сразу, не читая, или, если у них возникнут вопросы и сомнения, прочитать обоснование.
Сложные предложения
Старайтесь писать простыми предложениями. Такой текст получится, может быть, не очень красивым, но понятным и легко читаемым. Избегайте словесных конструкций, которые путают читателя и затеняют смысл. В художественной литературе допустимо использование витиеватых предложений со множеством запятых. Но в наше время даже художественные произведения пишутся все более простым языком. В общении по делу упражняться в словесности неуместно. Применяя сложные предложения (в нашем языке без них иногда невозможно обойтись), старайтесь сделать их минимальной длины, с минимальным количеством составных частей. Если пунктуация (расстановка знаков препинания) в полученном предложении вызывает у вас затруднение, то это верный признак того, что предложение слишком сложное. Его необходимо переформулировать.
Перечитайте предложение, которое вы написали. Вам самому понятен его смысл?
Пунктуация и разметка
В деловом тексте применяются правила пунктуации русского языка. Но есть и некоторые дополнения. Не следует часто употреблять восклицательные и вопросительные знаки. Не применяются повторяющиеся восклицательные знаки («!!!»), а также «?!».
Обратите внимание на следующие правила написания знаков препинания: перед знаком препинания пробел не ставится, пробел ставится после знака препинания. Текст получается красивым и аккуратным. Такое написание знаков препинания является общепринятым стандартом. Если вы пишете по-другому, это будет вызывать раздражение читателя. Вам нужно раздражать человека, от которого вы что-то хотите получить?
В тексте очень редко могут использоваться подчеркивания и выделение жирным шрифтом. Но не злоупотребляйте этим. Не следует подчеркивать или выделять жирным шрифтом более трех-четырех слов подряд. Достаточно выделить одно слово. Внимание человека будет привлечено не только к нему, но и к соседним словам. Выделять имеет смысл действительно важные и особенные замечания. На одной странице печатного текста может быть не более двух (в очень редких случаях – трех) выделений.
