Не путайте официальный стиль написания текста с юридическим, публицистическим, литературным и другими. Для них выработаны совсем другие требования и каноны. Не смешивайте стили. Для справки, этот текст написан в публицистическом стиле. Примеры документов в официально-деловом стиле мы приведем ниже.
Местоимения
Используя местоимения, помните правило, что местоимениями мужского рода («он», «который», …) может быть заменено существительное мужского рода, которое употреблялось в тексте последним . Местоимениями женского рода («она», «которая», …) может быть заменено самое последнее существительное женского рода, а местоимениями среднего рода («оно», «которое», …) – последнее существительное среднего рода. Местоимения множественного числа должны относиться к последним перечисленным объектам.
Например: «Барак Обама и его супруга представляют собой идеальную пару. Они – чернокожие. Он – преуспевающий политик, она – активист зеленых технологий, возделывает экологическую грядку, которую разбила перед Белым Домом».
А так писать не стоит: «Барак Обама, его супруга и их собака гуляют обычно втроем. Они представляют собой идеальную пару (вероятно, вместе с собакой). Он – преуспевающий политик, она (наверное, собака) – активист зеленых технологий, возделывает экологическую грядку».
Местоимениями третьего лица в официальных текстах злоупотреблять не стоит, так как они в любом случае затрудняют чтение (помните про главную цель текста). Лучше лишний раз употребить существительное или сокращение. Не бойтесь повторения слов, если это необходимо для правильного и быстрого понимания текста.
Местоимение «вы» в некоторых случаях пишется с большой буквы, а в некоторых – с маленькой. С большой буквы оно пишется, когда это – обращение к одному человеку. Например, «не могли бы Вы мне помочь», или «Прошу Вас». С маленькой буквы «вы» пишется, когда это относится к группе людей. Например, «Я обращаюсь к вам, представители разных регионов России, собравшиеся на этом съезде».
Структура официального текста
Еще раз вспомните про главную цель написания делового текста! Сейчас я отступил от еще одного правила написания формальных писем. Правило звучит так: текст, желательно, должен излагаться последовательно. В нём не должно быть ссылок на абзацы, которые были намного раньше или, что еще хуже, намного позже. Совсем избегать таких ссылок удается не всегда, но их должно быть минимальное количество. При написании документа всегда обращайте внимание на такие ссылки и старайтесь снизить их количество.
