Каждому из нас стоит сделать так называемую «фотографию» своего времени (не только рабочего, так как личное время можно планировать по тем же принципам). При этом желательно не ограничиваться одним днем и даже неделей, а делать замеры, например, месяца, потом недели, а затем уже дня. Почему так? Дело в том, что соотношение запланированного и стихийного времени может меняться не только в течение дня, но и в течение более длительных периодов времени. (Например, наибольшее количество звонков от клиентов у вас традиционно приходится на пятницу, но они редко звонят в понедельник или вечером, а в среду надо больше времени уделить проверке уроков у ребенка, так как в четверг у него самый сложный школьный день. Это значит, что отношение стихийного времени к запланированному в пятницу будет выше. Аналогичная тенденция может сохраняться в течение месяца или даже года, если вы сталкиваетесь в бизнесе с ярко выраженной сезонностью.)
Итак, у каждого человека соотношение запланированного и стихийного времени может сильно отличаться в разные периоды. Вопрос в том, для чего же нам надо знать об этом? Как использовать это знание для повышения собственной эффективности и удовлетворенности жизнью? Здесь можно выделить два момента:
1. Вы можете точно планировать объем своих рабочих или личных дел только на тот период, который относится к запланированному времени. Это значит, что если мой восьмичасовой рабочий день составляет 50/50, то я могу жестко планировать свои дела только на 4 часа из них. В остальные 4 часа я буду выполнять резервные дела, которые можно сделать и не сегодня, если все эти часы будут заполнены стихийными делами. Аналогичный принцип распространяется и на личное время. Я могу быть уверена, что, начав в восемь вечера, я закончу приготовление блюда, которое требует часа времени, ровно в девять, если это время стопроцентно запланированное. Однако если я понимаю, что меня могут отвлекать муж, дети или сборщики мебели, то нельзя быть уверенной, что закончишь готовку к девяти, а значит надо иметь определенный запас времени. Это самое первое и самое простое.
2. Значительно больший эффект для повышения вашей эффективности и удовлетворенности будет давать уменьшение процента стихийного времени в пользу увеличения запланированного. Давайте обсудим способы, с помощью которых это можно сделать. Их несколько:
• распланируйте свой день таким образом, чтобы максимум факторов, которые делают ваше время стихийным, приходились на строго определенные часы, а все остальные дела, на которые влияете только вы, – на остальную часть дня. Это можно сделать, если наблюдается четкая временна́я закономерность (например, звонки от клиентов поступают преимущественно во второй половине дня, после того как они получат информацию от вас) или вы можете повлиять на свои «приемные часы» (например, часы консультирования сотрудников приходятся на вторую половину дня);
