Задание 2. Распечатайте алгоритм, откройте список задач, которые вы записали ранее и проработайте каждую. Будьте скрупулезны и настойчивы, повторяйте вопросы вслух. Это скучно, выглядит странно и утомляет, но это необходимо. Без этого пользоваться GTD невозможно.
Если действие не требуется
Часто бывает, что пришедшие данные не требуют действия, но нужны на будущее. Вопрос: «связанно ли с этим какое-либо действие?» позволяет их выявить.
Точка «Нет» первого ветвления, возможно, вызовет вопросы у тех, кому знакома технология Аллена. Его термин «система хранения» подразумевает хорошо и сложно организованный архив электронной и бумажной документации. Множество папок, определенные правила вложенности и т. д. К счастью, сейчас бумажными документами редко пользуются (по крайней мере, в таких объемах, как раньше). Так же, к счастью, в современные операционные системы встроен хороший поиск.
Это позволяет отказаться от:
• архивов с макулатурой7 и
• электронных архивов со сложной структурой и многими уровнями вложенности.
Большинству достаточно иметь простой электронный архив, который хранится в одной материнской папке. В ней можно сделать подпапки, если очень хочется. Например, по проектам или другим признакам, но нужно ограничиться одним уровнем вложенности. То есть, в материнской папке «Архив» могут быть подпапки «Проект 1» и «Проект 2», но уже к ним делать подпапки не рекомендуется.
Эта система работает, когда соблюдается одно правило: файлы должны называться подробно. Если вы привыкли именовать их «Отчет» или, что еще хуже (но, к сожалению, не редко встречается) — «1.doc» — так не пойдет. Для корректного поиска нужны пространные названия. Например, «Отчет по продажам стекловолокна за 1 квартал 2012 года».
Такие документы искать просто — достаточно вбить в поисковую строку ключевое слово, и система выдаст все документы с этим словом в названии. Это гораздо быстрее, чем блуждать по древу каталогов. И тем актуальнее, чем старше компьютер. Ведь чем дольше на нем работают, тем сильнее разрастается структура папок и через пару месяцев трудно вспомнить, куда вы сохранили файл.
Дополнительным препятствием в этом случае служит разный принцип хранения данных в компьютере и мозге. Папки (или категории) позволяют сохранить файл только в какой-то одной из них. Если файл сохранен в папке «Елки», его уже не может быть в папке «Палки» и любой другой. В памяти, напротив, объекты снабжаются множеством меток (тегов
