, которую выполняет офис, – это прием входящих звонков.
Работа в офисе может быть организована совершенно по-разному, но, как правило, входящие звонки попадают либо на секретаря, либо на менеджеров продаж и ни в коем случае не попадают сразу на руководство – директора, начальника отдела продаж. Это позволяет разгрузить руководство от разного рода посторонних звонков и звонков не по назначению. Ведь чем выше пост занимает человек, тем дороже стоит его время. Входящие звонки должны попадать на человека с соответствующими должностными обязанностями. Он должен принимать входящие звонки и либо решать вопрос самостоятельно, либо направлять его тому или иному ответственному лицу.
Начинающим предпринимателям поначалу как раз лучше обойтись без секретаря. В каких случаях вы будете получать входящие звонки? Во-первых, это будет происходить, только если вы вкладываетесь в рекламу своих услуг или товаров. В рекламном секторе и в бизнесе с минимальным стартовым капиталом, без больших денежных вложений (особо подчеркну это), необходимо делать упор на другие методы привлечения клиентов.
Как я уже отмечал ранее, платная реклама, во-первых, не гарантирует результата и, во-вторых, требует вложения значительных денег, которых у начинающего предпринимателя, как правило, просто нет. Входящими звонками могут быть звонки ваших уже состоявшихся клиентов по заключенным договорам. В этом случае для начала работы необходимо давать клиентам номер своего мобильного телефона и самому принимать эти звонки. Разрешать возникающие вопросы придется лично, поскольку, особенно в первые месяцы работы, вы, скорее всего, будете работать самостоятельно и, скорее всего, без найма менеджеров продаж. Впрочем, это не слишком трудоемко.
Вторая функция, которую выполняет офис, – это прием клиентов. В каких случаях надо принимать клиентов? По опыту моей работы, 99,9 % договоров удобнее и эффективнее заключать именно у клиента. Почему? Это вопрос очень существенный. Эффективность проведения переговоров и их результативность в разы увеличиваются, если вы находитесь у клиента, потому что можете провести «разведку» потребностей клиента, т. е. клиент у вас перед глазами. Вы можете судить о размере его компании и даже о том, какой рекламой он пользуется и как он находит своих покупателей.
Прием клиентов в своем офисе чаще всего требуется, когда вы рекламируете свои услуги и обслуживаете тех клиентов, которые к вам сами обращаются. Другими словами, вы работаете с первоначально заинтересованными в ваших услугах клиентами на так называемом
