Шаг 3. Разрабатываем формы и методы отчетности и мотивации персонала. Сроки отчетности и ответственность за срыв сроков
План действий:
1. Определяем основные требования к стажерам, менеджерам, кураторам и/или начальнику отдела продаж по выполнению заданных показателей работы фирмы.
Исходя из накопленного опыта рассчитываем средние – плановые показатели работы каждого должностного лица (минимум – норма).
2. Пишем должностные инструкции для стажеров, менеджеров, кураторов, начальника отдела продаж, начальника службы распространения, лиц, ответственных за наем и обучение персонала. При этом мы описываем их:
♦ выполняемые функции;
♦ требования;
♦ контролируемые показатели их работы;
♦ сроки, форму отчетности и процедуру ее предоставления;
♦ ответственность, штрафы и поощрения, применяемые к ним;
♦ рамки самостоятельного принятия решения;
♦ подчиненность – кому они конкретно подчиняются, а кто и в каких случаях подчиняется им.
3. Определяем основные требования к секретарю и бухгалтеру. Пишем должностные инструкции для секретаря (по приему звонков) и для бухгалтера. Для этого смотрите пункт выше. При этом я советую предусмотреть соответствующие виды отчетов для них исходя из их функций. Например:
♦ по входящим звонкам;
♦ по срокам сдачи отчетности менеджеров и фирмы;
♦ по приему и расходованию денежных средств фирмы (наличных и безналичных);
4. Выбираем используемые формы мотивации персонала в достижении лучших показателей их работы, например:
♦ выдача премий, наложение штрафов, награждение ценными подарками;
♦ награждение грамотами, вывешивание на доску почета, предоставление каких-либо льгот;
♦ огласка результатов соревнования на собраниях;
♦ показательное увольнение слабых сотрудников.
5. Выбираем формы и методы текущего контроля показателей работы персонала. При этом отчеты вам могут предоставляться в бумажной или электронной форме. Проверять их вы можете сами путем выборочной или тотальной проверки или поручить это другим должностным лицам.
6. Составляем список требований к сторонним организациям для передачи им процессов и функций на аутсорсинг.
7. Разрабатываем и согласовываем договоры со сторонними организациями.
Теперь пройдемся с вами по пунктам.
Мы должны определить основные требования к каждому должностному лицу. Естественно, что основные требования должны предъявляться как к стажерам, так и к уже работающим менеджерам продаж, кураторам, начальнику отдела продаж. Эти требования касаются выполнения заданных показателей работы, поскольку для вас важен конечный результат. Важно знать не то, сколько времени сотрудник «гонял чаи», а то, достиг ли он тех показателей за месяц, которые вы от него ждали.
