Вы опаздываете на прием к руководителю, а задача «Обед с Джуди» так и осталась невыполненной. Записывая подобные задачи, используйте глаголы действия («позвонить», «отправить электронное письмо») и включайте какие угодно детали, связанные с процессом ее выполнения. «Позвонить Джуди по номеру 555-4567 и пригласить ее на обед 17, 18 или 19 января» – конкретная, детализированная задача.
Планируйте небольшие конкретные задания, чтобы настроиться на тот прекрасный момент, когда вы сможете пометить их в своем списке как выполненные.
Вот еще несколько советов по эффективному составлению списка дел от сообщества hbr.org.
• Классифицируйте свои дела по любому, имеющему смысл лично для вас принципу: по месту выполнения (работа, дом, фриланс); сферам ответственности (счет Смита, счет Калвера, веб-разработчики); уровню сложности (объедините «простые» пятиминутные задачи в одну группу; таким образом, когда у вас будет свободное время, вы сможете одним махом разделаться с ними). Каждую группу задач поместите в отдельную колонку.
• Для составления списка используйте блокнот, небольшой лист бумаги (15 x 22 см) или лист нестандартного размера (например, 21 x 28 см, сложенный вдвое). Так ваш список дел будет выделяться на фоне кипы других документов.
• Составляйте два списка с одинаковыми задачами. Один организуйте по группам, второй – по порядку. В награду вы получите удовольствие от возможности вычеркнуть одну задачу сразу из двух списков.
• Выберите наиболее удобный для себя способ записи: в красивом блокноте (например, Moleskine), используя веб-приложение, синхронизированное c мобильным телефоном или компьютером, или функцию голосовых напоминаний в телефоне.
• Обозначьте сроки выполнения задач на полях или напротив пунктов списка (понедельник или 16:02).
• Выделите пункты первостепенной важности или приклейте яркий стикер с тремя приоритетными задачами вверху списка дел.
• Поощряйте себя. Вычеркнув из списка три выполненные задачи, позвольте себе заняться одним личным делом. Или после завершения одной сложной рабочей задачи займитесь тремя простыми или приятными.
• Ежедневно переписывайте список дел, чтобы своевременно пересматривать свои приоритеты.
• Выполнив задачу, поставьте галочку напротив соответствующего пункта или зачеркните его толстым маркером – как вам больше нравится.
Глава 13
Как справиться со всеми делами[21]
Питер Брегман
Для многих из нас список текущих дел превращается в обвинительный, потому что представляет опись всего, что мы хотим и должны сделать, но в реальности никогда не доводим до конца. Чем он длиннее, тем меньше шансов выполнить все внесенные в него дела и, соответственно, тем большее давление мы испытываем.
