При отсутствии чека кассового аппарата бухгалтер не должен принимать ни товарных чеков, ни накладных, ни квитанций к приходно-кассовым ордерам. Заменой может служить лишь слип, подтверждающий расчет пластиковой картой. В документе следует указать, что все нарушения бухгалтером установленного порядка – за его счет.
Вместо того, чтобы дискутировать на предмет является или нет кассовый чек оправдательным документам, для организации в данном случае проще и выгоднее придерживаться требований налоговых чиновников, сколь бы абсурдными они ни казались.
Для того, чтобы заранее предварить возможные вопросы со стороны налоговых чиновников не лишним будет разработать на основе показателей прошлых периодов (с учётом динамики, разумеется) и утвердить смету (сметный расчет) расходов по обеспечению хозяйственных нужд – т. е. расходы на канцтовары, хозтовары и т. п. Такой документ в случае необходимости в дальйнейшем может сыграть свою роль и на стадии разногласий с налоговым органом по результатам выездной налоговой проверки, и в суде.
Кстати, в указанной выше памятке обязательно должен быть записан размер лимита расчета наличными денежными средствами и одновременно сказано о том, что в случае его превышения возможно привлечение к административной ответственности в виде штрафа руководителя организации и бухгалтера (ст.15.1 КоАП РФ). Определенные сложности могут возникнуть при работе нескольких подотчетных лиц с одним и тем же продавцом товара. В этом случае бухгалтерия должна быть готова к расшифровке оплаты по отдельным договорам. Можно, правда, применять сокращенные записи по счетам бухгалтерского учёта типа «Дебет счёта «Материалы» – Кредит счёта «Подотчётные лица» – бухгалтерская программа в этом случае не выдаст необходимой аналитики. Такое упрощение не наказуемо поскольку согласно последнему абзацу инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учёта в случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, не предусмотренных в типовой схеме, организация может дополнить её.
На практике нередко бывает целесообразным оставлять у работников в подотчете небольшие суммы денег на случай возникновения необходимости оформления авансового отчета по уже приобретенным за счет "иных" источников товарно-материальных ценностей – в этом случае в любой момент можно указать необходимые стоимостные показатели по строкам «получен аванс из кассы» и «перерасход». Фактически подобные авансовые отчеты, разумеется, оплачены за счет обналиченных денежных средств, суммы которых уже включены в состав себестоимость. Кстати, возможность получения «официальных» наличных и НДС к вычету следует использовать с достаточной осторожностью во избежание чрезмерного завышения себестоимости. Неплохо в этой связи создать видимость остатков материалов на складе.
