Распоряжением руководителя организации (приказом) должен быть установлен перечень работников, имеющих право получать в кассе организации наличные деньги под отчет. Целесообразно в качестве приложения к такому распорядительному документу оформить порядок составления авансовых отчетов и их представления в бухгалтерию. В распоряжении должны быть изложены основные условия выдачи денег под отчет, в частности, о том, что деньги выдаются в подотчет только после сдачи авансового отчета за предыдущие суммы. Кроме того, в этом же документе должен быть зафиксирован запрет передачи работниками друг другу полученных в подотчет денежных сумм. В этих же целях очень полезно разработать, размножить и раздать работникам под роспись памятку с изложением в ней порядка получения подотчетных сумм, их расходования, составления авансового отчета с указанием прилагаемых к нему документов применительно к видам хозяйственных операций и обязательных реквизитов этих документов. Целесообразно при этом предусмотреть возможность составление авансовых отчетов на компьютере. Можно также заготовить бланки авансовых отчетов и раздать их работникам под расписку. При прочих равных условиях такими действиями можно добиться того, что работники вынуждены будут серьезно относиться к документам.
В памятке следует указать, что магазины розничной торговли выдают не только товарные чеки, но и обычные накладные и счета-фактуры. Одновременно следует непременно указать, что во избежание потерь для организации на налоговых вычетах по НДС, «подотчетник» должен иметь при себе обычную доверенность по форме № М-2. В этой же памятке должно быть записано, что поскольку применение товарных чеков приводит к излишней уплате организацией налогов, то бухгалтерия организации товарные чеки принимает как оправдательный документ лишь в исключительных случаях, которые должны быть подробно изложены в прилагаемой в авансовому отчету служебной записке. В этой связи в памятке в качестве обязательного должна содержать требование о том, что приобретение товаров подтверждается накладной и счётом-фактурой с выделенным в них НДС. В памятке должно быть конкретно указано, что обобщенные группы приобретенных товарно-материальных ценностей (канцтовары, хозтовары, запчасти и др.) должны быть в обязательном порядке расшифрованы, а если первичный документ (товарный чек или накладная) не содержит исчерпывающего перечня, то он должен быть составлен подотчетным лицом на отдельном листе и приложен к авансовому отчёту.
