Все перечисленные выше реквизиты документа должны располагаться в верхней части должностной инструкции перед ее текстом, сразу после текста должна располагаться подпись разработчика, а за ней – визы согласования. Подпись разработчика и визы согласования ставятся на должностной инструкции до ее утверждения.
Должностную инструкцию подписывает ее разработчик – обычно руководитель структурного подразделения организации.
Должностная инструкция согласовывается с юридическим отделом (юрисконсультом) организации и руководителем кадровой службы.
После вступления должностной инструкции в действие с ней необходимо ознакомить работника и проставить отметку об ознакомлении. Работник может расписаться в самой должностной инструкции после всех подписей и виз. В таких случаях должностная инструкции оформляется в двух экземплярах – один хранится у работодателя, а другой у работника. Работник с должностной инструкцией может быть ознакомлен под подпись на отдельным листом, который становится неотъемлемой частью самой должностной инструкции. Такой способ применяется в тех случаях, когда должностная инструкция составляется в одном экземпляре, а для текущей работы с подлинника снимают копию и передают ее работнику. Недостатком способа когда работник подписывается не под самой должностной инструкцией, а на листе ознакомления является то обстоятельство, что в случае возникновения трудового спора работодателю необходимо будет доказывать, с какой именно инструкцией был ознакомлен работник. Поэтому, понятно, более предпочтителен способ подписи под самой должностной инструкцией, которая остается и у работодателя, и у работника.
Утвержденную должностной инструкцию вместе с листом ознакомления (если он есть) нумеруют, шнуруют и заверяют печатью. На обороте последнего листа должностной инструкции делают запись: «В должностной инструкции (должность) пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью столько-то листов (количество листов прописью)». Руководитель организации или уполномоченное им лицо подписывает запись и ставит дату.
По тексту раздела должностной инструкции об общих положениях указывается о том, что:
– должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность лица по определенной должности;
– работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора организации;
