В качестве приложений к правилам внутреннего трудового распорядка целесообразно подготовить справочник внутренних телефонов, правила пользования Интернетом и локальной сетью, служебными автомобилями, мобильной связью и т. п.
Вместе с этими документами или вместо них можно издать небольшую и удобную брошюрку, где изложить краткую информацию о компании, ее реквизиты. Не помешают здесь и фотографии руководителей. Разъясните, что нужно делать при приходе на работу и уходе с нее, где принято обедать, каков порядок заказа визиток и т. п.
Разработка и оформление должностной инструкции
В должностной инструкции должны присутствовать:
– наименование организации – в строгом соответствии с учредительными документами. Сокращенное наименование указывается ниже полного или сразу за ним, если оно закреплено в учредительных документах. Наименование филиалов, представительств (если должностная инструкция разрабатывалась там) указывают ниже наименования организации;
– наименование документа – печатается прописными буквами полужирным шрифтом без кавычек и разрядки (без пробелов между буквами). Заголовок к тексту должностной инструкции должен отвечать на вопрос «кого?», в связи с чем он указывается в родительном падеже;
– дата и номер документа;
– заголовок к тексту (наименование должности);
– гриф утверждения;
– подпись разработчика документа;
– виза согласования;
– отметка об ознакомлении работника с документом.
В должностной инструкции указывается, с какого числа она вступает в действие – т. е. указывается дата ее утверждения. Поэтому дата вписывается уже после утверждения документа и должна совпадать с той, которую руководитель поставит на грифе утверждения.
Дату утверждения можно оформлять тремя способами:
– цифровым способом в последовательности день, месяц, год;
– словесно-цифровым способом;
– международным стандартом: цифровым способом в обратной последовательности – год, месяц, число.
Словесно-цифровое написание даты сводит к минимуму возможность ее фальсификации.
Регистрационный номер должностной инструкции должен соответствовать номеру ее регистрации в специально для этого предназначенном журнале (книге учета). Кстати, должностные инструкции могут регистрироваться в журнале регистрации нормативно-распорядительных документов организации. Регистрационный номер, как и дата, проставляется на должностной инструкции уже после ее утверждения.
Гриф утверждения должностной инструкции может быть как прямым, так и косвенным. Прямой гриф утверждения означает, что документ утверждается непосредственно руководителем. Если должностная инструкция утверждается специальным распорядительным документом (приказом руководителя, протоколом общего собрания акционеров), то на ней проставляется косвенный гриф утверждения.
