(14) По каждому ли пункту постановления назначаются ответственные и сроки исполнения?
(15) Почему протоколы не ограничиваются перечнем принятых решений?
(16) Как быстро после совещания раздается протокол? Почему он не раздается в течение 24 часов?
(17) Сколько времени у вас уходит на написание протокола либо на его согласование?
(18) Какой процент решений выполняется к установленному сроку?
(19) Почему вы допускаете, что он меньше 100%?
(20) Вы задавали участникам совещаний все эти вопросы?
Вы можете сделать официальные совещания более эффективными, если обратите внимание на:
• регулирование времени:
— считайте время начала совещания «священным и неприкосновенным»;
— планируйте закончить к обеденному перерыву/концу рабочего дня (любое отклонение от регламента будет нежелательно для всех);
— давайте время только на обсуждение ключевых вопросов;
• повестку дня:
— готовьте ее сами;
— делайте ее конкретной;
— ставьте наиболее важные вопросы первыми;
— рассылайте заранее (и настаивайте, чтобы люди готовились);
• протоколы:
— сократите до краткого изложения принятых решений, указания ответственных и сроков исполнения;
— рассылайте в течение 24 часов после совещания.
Неформальные совещания
Прежде всего вам следует проверить, насколько эффективны ваши нынешние неформальные совещания:
(1) Всегда ли вы звоните и выясняете у собеседника, когда ему удобно встретиться?
(2) Когда вы звоните, упоминаете ли вы кратко цель встречи и основные вопросы, чтобы собеседник мог подготовиться? Сообщаете ли вы, как долго может продлиться обсуждение? Спрашиваете, есть ли еще что-нибудь, что он хотел бы обсудить?
(3) Когда вы встречаетесь с начальником для обсуждения возникшей проблемы, всегда ли вы предлагаете свой вариант решения? Можете ли вы рассказать о том, какие альтернативные решения и по каким причинам вы отвергли, если он вас спросит об этом?
(4) Проводите ли вы регулярные неформальные совещания с сотрудниками, чтобы избежать частых и неоправданных перерывов в работе?
(5) Настаиваете ли вы на том, чтобы сотрудники никогда не приходили с проблемой, предварительно не проанализировав имеющиеся варианты ее решения и не выбрав один из них?
(6) Не тратите ли вы впустую время своих сотрудников, отвечая на телефонные звонки во время неформальных совещаний?
(7) Просите ли вы членов своей команды зайти к вам, не сообщив, о чем пойдет речь?
(8) Как часто вы приходите к своим сотрудникам вместо того, чтобы приглашать их к себе?
