Для поиска поставщиков и формирования о них базы данных специалисты предприятия-покупателя изучают торговые справочники, запрашивают информацию по телефону на основе рекомендаций других предприятий, используют компьютерные базы данных, посещают выставки, изучают информацию в средствах массовой информации, рекламу, стремясь найти как можно больше информации, чтобы на ее основе сформировать базу данных.
Запрашивание предложений. Отобранным поставщикам посылается запрос-предложение или ведутся предварительные переговоры о возможных условиях поставок товара, запрашиваются каталоги, прайс-листы и другая информация. На данной стадии главной задачей маркетолога является быстрое сообщение покупателю условий продаж продукции предприятия.
Выбор поставщика происходит на основе поступающих предложений или предварительных переговоров. Чтобы уменьшить степень риска, как правило, выбирают несколько поставщиков.
Разработка процедуры выдачи заказа. При разработке процедуры выдачи заказов происходит согласование всех параметров товара и заключение договора либо оформление заказа на поставку с подробным описанием технических характеристик товара, объемов, сроков поставки, цен, условий расчетов, сервиса, упаковки, транспортирования, условий возврата, гарантий и т.д. В договоре долговременного сотрудничества поставщик может дать обязательство осуществлять повторные поставки по мере необходимости и по согласованным ценам в течение всего оговоренного периода времени.
Поставка товаров и оценка работы поставщика. Предприятие-получатель осуществляет контроль поставки товаров по всем критериям, которые оговорены в договоре. Торговый агент дает оценку работе поставщика, по результатам которой принимается решение о продолжении или прекращение дальнейшего сотрудничества. В случае если закупка товаров предприятием осуществляется группой специалистов, задача маркетолога состоит в том, чтобы выяснить, какие специалисты представляют собой закупочный центр, на принятие каких решений оказывают влияние эти лица, какова степень их влияния и какими критериями оценки пользуется каждый из участвующих в закупке.
Обычно закупочный центр представляют пользователи, советники и лица, фильтрующие решения. Советники подсказывают, какой товар можно выбрать и к каким поставщикам следует обратиться. Советниками могут быть начальник производства, технологи, инженеры, хорошо знающие технические характеристики товара и ответственные за качество. Представители конструкторского бюро, технических служб предприятия определяют более конкретные технические характеристики товара. Лица, фильтрующие решения, регулируют отношения между закупочным центром и предприятием-продавцом (поставщиком). Обычно это специалисты, занимающиеся снабжением по конкретным видам товара, знающие особенности поведения поставщиков на рынке. Решение о покупке принимается на основе рационального анализа предложений имеющихся продавцов руководством предприятия (директор, главный инженер, коммерческий директор). В принятии решения при высокой степени технологической сложности товара важна роль технических представителей предприятия.
