С одной стороны, 1 % – это ориентир, сколько времени уделять составлению планов, с другой – критерий, «есть или нет» навык планирования.
Планирование следует производить порциями, или тактами. К примеру, план на день лучше разбить на три такта.
Первый – вечером предыдущего дня. Набрасываете штрихи завтрашнего дня, крупно, без точных деталей. Утром, придя на работу, получив вводные, понюхав обстановку, уточните свой план. Уже более детально прорисуйте свой день. После обеда, когда часть дел решена, часть потеряла актуальность, пришли новые вводные, снова уточняйте свой план. Поступайте как художник. Вначале делаем первые наброски карандашом, слегка помечаем контуры. После уже более четко рисуем границы и фигуры. И наконец, наносим краски, завершая картину. Основная идея разбиения плана на такты: плох тот план, который нельзя изменить. План должен стать вашим союзником. А поэтому его основная задача – помогать вам. Следовательно, подчиняться, учитывая изменения окружающей среды.
Аналогично поступаем с планированием недели. В пятницу следует наметить основные события будущей недели. Никогда не уходите с работы, пока не выполните отчет за неделю и план следующей недели. Только в этом случае, если вам интересны результаты вашей деятельности, вы сможете реально ими управлять и при этом спокойно отдыхать в выходные. А начиная с понедельника, ежедневно можно вносить коррективы в недельный план, исходя из скорости изменения рабочей ситуации.
Степень формализации действий
Всю управленческую деятельность можно поделить на три крупных пласта. Уровень целей, задач и действий.
Цель: подготовить пакет документов.
Задачи: оформить счет, подготовить договор, сделать акт.
Действия: открываем файл с шаблоном счета, вносим название компании, изменяем сумму и т. д.
Достижение любой цели можно разложить на несколько задач. Цель подразделяется на 3–9 задач. Чтобы реализовать задачу, следует выполнить определенные действия. Каждая задача на 3–9 действий.
Правило первое: при выполнении всех действий, которые входят в задачу, автоматически решается задача. Если вы сделали все действия, а задача не решена – ищите скрытые действия. То, что реально надо сделать, но вы об этом не подразумевали. Решив все задачи, автоматом получаем готовую цель. И опять же, вроде все задачи выполнены, а цель не достигнута – сразу на поиски скрытой задачи. Важным нюансом является то, что порядок и масштаб задач и действий у каждого человека могу быть различными. Как я люблю повторять на тренингах: «в жизни много правильных ответов».
