В презентации планов вам может оказать неоценимую помощь SWOT-анализ. Наверное, вы все периодически делите чистый лист бумаги надвое вертикальной чертой и ставите в образовавшихся колонках «+» и «–», когда надо принять какое-либо решение. Этот удобный инструмент принятия решения можно немного усложнить, проведя посередине листа еще и горизонтальную черту. Тогда сверху окажутся внутренние «+» и «–», а снизу – внешние «+» и «–». Это и есть шаблон для SWOT-анализа (рис. 2).
Рис. 2
Чаще всего эта модель используется при планировании бюджетов и направлений деятельности компании или подразделения на следующий подотчетный период. Но главное в ней то, что ее очень удобно использовать для аргументированной презентации своих расчетов. Одно дело просто показать длинные колонки названий и цифр, совсем другое – графически отобразить причины и факторы, повлиявшие на расчеты.
...
Пример. Борис работает региональным торговым представителем крупной российской компании-производителя потребительских товаров, отвечает за продажи в крупном регионе России. Многие годы он исправно выполнял план продаж, и начальник полностью доверяет ему, не вмешиваясь в его работу. Борис получил план продаж на следующий год, и первый раз, из-за кризиса, у него возникли сомнения в его выполнении. Поэтому для начала Борис составил SWOT-анализ ситуации (табл. 2).
Таблица 2
Борис показал свой SWOT-анализ начальнику. Он рассказал о сильных и слабых сторонах дистрибуции в своем регионе, объяснил угрозы, которые могут помешать выполнить план, и показал потенциальные возможности для его выполнения. Начальник согласился с анализом и обещал предоставить дополнительный бюджет для реализации потенциальных возможностей, от которых зависит выполнение плана. Как часто мы слышим от сослуживцев, что начальник поставил им нереалистичный план или невозможные сроки выполнения работы! Но спросите их: а сделали они хоть что-нибудь для того, чтобы помочь начальнику в разработке плана или графика своей работы? Они проявляли инициативу, делились с руководителем своими идеями и прогнозами? Скорее всего, нет.
...
Рекомендация Жака Хоровица
«Привлекайте своего начальника к обсуждению и оценке рисков, совместно вырабатывайте критерии приближения проблемы, чтобы приближение проблем не было неожиданностью ни для одного из вас. Например, объем прошлых продаж не может быть инструментом прогноза будущих продаж, но предварительные заказы могут быть таким инструментом. Наличие денег в банке – это не инструмент прогноза, а дебеторка клиентов может быть инструментом прогноза будущего баланса».
