Создав полный список вспомогательных отделов, подробно опишите функции каждого. Например, бухгалтерия выполняет следующие функции: налоговая отчетность, НДС, налоговая отчетность по доходам, ежемесячная отчетность по управлению компанией, приход-расход, начисление зарплаты и всех зарплатных отчислений и т. д.
Пример функций юридического отдела: внешние договоры с клиентами, договоры с партнерами, с поставщиками и вашими работниками, копирайт, авторское право и т. д. Чем у вас отдел занимается, то и прописывайте.
Так фиксируются функции каждого вспомогательного отдела с указанием всех возможных направлений работы.
Если сейчас нет каких-то отделов, имейте в виду, что в этой сфере у вас «дыра», которую нужно закрыть в будущем. Когда именно – решать вам.
Зачастую вспомогательные отделы идут вторым фоном. Потому что брать отдельного человека, например, в IT-отдел, когда нет продаж и нечего поддерживать, – маразм.
Сначала надо выстроить бизнес, а потом вспомогательные процессы. Однако зачастую юридические или бухгалтерские вопросы с налоговой нужно решить хоть как-то еще до того, как вы начали продажи.
Процессы управления компанией
Обозначьте процессы управления каждым отделом.
Управление состоит из трех элементов.
1. Контроль качества.
Качество производства, закупки, финансирования, бухгалтерии, IT, юридического отдела и т. д.
2. Планирование и систематизация.
То есть принятие решения о том, как все это будет работать в будущем.
3. Управление людьми.
Если у вас что-то делают фрилансеры, как вы ими управляете?
Если никак не управляете, так и пишите. Это «дыра», которую необходимо закрыть.
В любом случае эти три фактора должны быть учтены в каждом процессе вашей компании: контроль качества, планирование и выполнение задач чужими руками, то есть контроль исполнителей.
И последняя задача в данной части, которую вам необходимо решить, – собрать все типовые документы, которые вы используете в компании. Если вы ничего не используете – это повод задуматься, какие документы нужны.
К типовым относятся: шаблоны, чек-листы, счета-фактуры, прайс-листы, каталоги и т. п.
Для каждого процесса вашего бизнеса надо определить, какие типовые документы должны сопутствовать каждому вашему шагу. В идеале каждому шагу должен соответствовать хотя бы один типовой документ.
Если вы дошли до этой точки, вы уже на 90 % впереди своих конкурентов. Больше 90 % бизнесов, которые «благополучно» развиваются, до конца не понимают свою работающую структуру.
