Обычно в качестве дополнения к системе идут шаблоны, документы и чек-листы. Вы должны понимать, что из них понадобится, прописать все необходимые документы на уровне заголовков: шаблон для того, чек-лист для этого и т. д.
Помните, что шаблонов должно быть достаточно для выполнения задачи, а лишние будут мешать. Не пытайтесь завалить людей шаблонами – тогда у них возникнут проблемы с выбором, что и когда использовать.
♦ Какие элементы управления должны присутствовать в системе?
Как вы (или кто-то другой) будете ею управлять? Важно понимать, что в данной ситуации вы можете играть разные роли.
1. Быть исполнителем и менеджером в системе.
2. Быть менеджером, а само действие передать кому-то другому.
3. Быть исполнителем, при этом управлять будет кто-то другой.
4. И управлять, и все делать будут другие люди.
Вам необходима инструкция, то есть понимание, какие именно элементы управления должны присутствовать в системе, какая отчетность необходима, как должен осуществляться контроль и т. д.
Опишите заголовками все необходимые скрипты.
♦ Какое обучение должно быть включено в систему?
Человека, который будет работать по системе, нужно обучать. Опишите, какое обучение необходимо для работы с вашей системой.
♦ Какие процедуры внедрения и контроля должны присутствовать в системе?
Если в процедурах управления, которые вы описали выше, не было процедур внедрения и контроля, дописывайте их на этом этапе.
Важно: если ваша система обозначена как «система управления и контроля», для нее все равно необходимо прописывать систему контроля.
Например, у вас есть сотрудник, и вы прописываете систему, по которой будете им руководить и контролировать его работу. А потом формируете систему контроля за выполнением этих действий.
Таким образом, первую систему вы можете написать для менеджера отдела, который будет управлять работниками. Вторую систему управления и контроля составляете для директора, который будет управлять менеджером этого отдела.
♦ Как о новой системе узнают все работники?
♦ Как система будет внедряться?
Начните внедрение и дизайн системы прямо сейчас!
Приступайте к оформлению дизайна и внедрению системы.
Ни в коем случае не откладывайте это «на потом»!
Теперь можете посмотреть на проблему, о которой вы заявили, и на решение, к которому пришли. Я уверен, что между этими двумя точками будет большая пропасть.
Ваша задача – описать три свои проблемы и три системы по их решению. Кроме того, укажите, что именно вы уже внедрили.
