Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма | страница 9



От главного к группам. Порядок подачи идей: строим сверху вниз

Постоянный контроль над тем, как вы выстраиваете свои идеи и суждения, - необходимое условие для того, чтобы писать ясно и понятно. Наиболее ясной последовательностью всегда будет та, в которой сначала подается общая идея, а затем частные.

Вы помните, что читатель (или слушатель) может воспринимать высказывания последовательно и только по одному. Вы уже знаете о склонности читателя логически связывать те идеи, которые появляются парами. Если вы заранее не расскажете ему, на основании каких взаимоотношений между идеями вы логически объединяете их, а просто подадите группы последовательно одну за другой, он сделает это сам. Читатель будет автоматически выискивать сходство, пользуясь которым сможет сгруппировать идеи так, чтобы он мог объяснить самому себе значение вновь созданных логических групп.

К сожалению, мы все отличаемся друг от друга уровнем развития и легкостью восприятия. Поэтому едва ли найдется читатель, который воспринимает факты, как вы, и дает им ту же интерпретацию, что и вы, объединяя идеи в группы. Даже если вам повезет, и вы встретите такого читателя, не осложняйте его работу. Не заставляйте его разбираться в небрежно поданной информации, восполнять пробелы, достраивать рассуждения и тратить силы на то, чтобы понять ваш документ.

Давайте посмотрим на примере, как сбивает с толку построение идей не сверху вниз, а в обратной последовательности. Представьте, что я присоединилась к вам, чтобы посидеть вместе в пабе за кружкой пива. И, между прочим, говорю:

«Была в Цюрихе на прошлой неделе... Вы наслышаны о том, какой это консервативный город... мы ходили в уличный ресторанчик на бизнес-ланч. Представьте себе, что за 15 минут я насчитала, кажется, 15 человек либо с усами,либо с бородой».

Я сообщила вам только кусочек информации. Естественно, не до конца понимая, к чему я веду, вы начинаете автоматически выискивать причины, по которым я заговорила на эту тему. Иными словами, вы рассматриваете это высказывание как часть какой-то группы идей, еще не выраженных. Предполагаете возможную цель разговора, стараетесь приготовить ваше сознание к дальнейшему восприятию. Это ожидание будущей информации уменьшает глубину анализа уже воспринятых идеи, сокращает число сторон, с которых они рассматриваются. То есть вы заранее ищете объединяющую мысль и пытаетесь с ее помощью предвосхитить рассуждения в целом.