Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма | страница 59
Эти пожелания следует законспектировать на отдельном листе и всег--да держав перед тазами, ктда вы paOoiaeie над документм.-
6. Не переусердствуйте. Возможно, это самое главное правило. Желательно использовать заголовки, только если они действительно подчеркивают вашу мысль, если они помогают читателю разобраться в документе и запомнить его. Слишком мелкое структурирование документа на разделы и подразделы никому не нужно.
Если вы умело подберете заголовки, объединенные в удобное оглавление, они точно передадут содержание вашего документа и станут еще одним исключительно полезным инструментом для читателя, с помощью которого он сможет ориентироваться в написанном и точнее поймет вашу мысль.
Другим популярным подходом к выделению идей в документе является подчеркивание суждений, объясняющих или обосновывающих утверждения ключевой линии (рис. 25). Иногда встречается подчеркивание и на более низких уровнях, но для этого используются другие варианты и формы подчеркивания.
Главная цель этого способа - обеспечить быстрое и легкое восприятие при чтении документа. Теоретически предполагается, что читатель может пробежаться глазами по выделенным местам и в основных чертах ознакомиться с аргументацией документа и его главными положениями.
Используя этот подход, помните о том, что:
1. Вы должны строго следовать логике вопросов и ответов. Мысль, находя щаяся ниже, должна четко отвечать на вопрос, возникающий после ознаком ления с тезисом, расположенным выше в тексте. При грубом однозначном подчеркивании нет места для языковых изысков и усложненных по форме суждений. Эти «завитушки» разрушают ясную и последователь ную логику. Если вам необходимо развить какое-то суждение или углу биться в ситуацию, сделайте это во Введении или в заключительных параграфах.
2. Вы должны экономно подбирать слова так, чтобы общая мысль была распределена между ними, но не потеряна. Многословие существенно разрушает логику восприятия, особенно если читатель должен сложить воедино, скажем, тридцать слов, чтобы схватить всю мысль в целом. По этому, если вы не уложились в дюжину слов в описании субъекта или предиката, поработайте еще.
3. Вы должны быть беспощадны, ограничивая число подчеркнутых строк, выражающих дедуктивную или индуктивную аргументацию. Многие иг норируют это требование и в итоге бездумно выделяют при помощи подчеркивания все мысли, не учитывая индуктивной или дедуктивной связи между ними. Вы должны помнить, что в дедуктивной цепочке аргументов не более четырех звеньев, а в индуктивном множестве - не бо лее пяти членов.