Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма | страница 33

Заголовок документа

Если вы можете обратиться в докладе или деловом письме к потенциальному читателю по имени, то определить, с чего начать, обычно довольно легко. Вы начинаете с суждения о предмете, которое самодостаточно и бесспорно. Самодостаточность здесь следует понимать как отсутствие необходимости в предыдущих суждениях или умозаключениях. А бесспорность — как обязательное или возможное согласие читателя с мыслью, высказанной в суждении.

Но если вы пишете доклад для широкого круга читателей, статью для журнала или книги, основной вашей заботой будет не столько напомнить читателю об известном вопросе, сколько обосновать важность и значение этого вопроса. В этом случае начинать гораздо труднее. Исходите из предположения, что ваш читатель умеренно информирован, и начните с объяснений, включающих уже признанные представления и знания о предмете. Организовав знакомый материал в привлекательной форме, выделив в нем те стороны, о которых читатель не подозревал прежде, вы подтолкнете его к наболевшему вопросу, обсуждению которого и посвящена ваша работа.

Ключевой характеристикой всех первых высказываний о ситуации является то, что они заставляют читателя ждать дополнительной информации. Именно поэтому их часто называют открытыми суждениями. Каждое такое высказывание как бы подводит базу для начала истории. Ниже приводится несколько типичных примеров:

Энергоинвест обдумывает возможности экспорта алюминия с завода в Мостаре в Циар, Чехословакия. (Доклад.)

Каждая служба по охране здоровья испытывает нарастающее давление со стороны сил, стремящихся сократить расходы. И ирландская служба не исключение. (Отчет.)

Если мы не вкладываем в наши слова какой-то особый смысл, то на сегодняшний день нет ничего легче, чем опровергнуть старую поговорку: «Нельзя держать хорошего человека внизу». (Книга.)

Проблема во Введении - это не житейская трудность в обычном смысле этого слова. Она является таковой только в нашем рассказе о ситуации. Чаще всего она описывает альтернативу стабильному положению, а не суть затруднения саму по себе. Хотя иногда альтернатива сама по себе уже есть источник головной боли. На рис. 12 показано несколько возможных видов затруднений, описываемых в деловых документах.