«Джон Коллинз звонил, чтобы передать, что он не сможет присутствовать на встрече в 3.00. Хэл Джонсон сообщил, что не рассчитывает быть раньше, а то и вовсе завтра, но не раньше 10.30. А секретарь Дона Клиффорда передала, что Клиффорд вернется из Франкфурта не раньше чем завтра, а то и позже. Конференц-зал завтра занят, но свободен в четверг. Так что четверг 11.00 был бы самым подходящим временем для встречи. Устраивает ли это вас?».
Автор этой записки сделал именно то, что делает большинство людей, когда пишет. Он воспользовался процессом письма как средством, которое помогло ему наконец-то сформулировать свои соображения. Действительно, письменное изложение как способ организовать процесс обдумывания - вполне подходящий инструмент. Но в результате вы перекладываете часть груза на плечи читателя, заставляете его пробираться сквозь несколько незначащих высказываний, прежде чем он придет вместе с вами к итоговому заключению. Насколько легче стало бы запутавшемуся адресату, если бы он мог прочитать:
«Не могли бы мы перенести сегодняшнюю встречу на четверг, на 11.00? Это время полностью устраивает Коллинза и Джонсона, а также позволит присутствовать на встрече Клиффорду».
Увы, переход от первого варианта записки ко второму означает удвоение объема работы и для автора, и для секретаря. Но большая часть людей полагает, что писать короткие сообщения надо без особых усилий. Без сомнения, они правы. Однако что произойдет, если вместо документа в один абзац или параграф вы имеете дело с документом в две-три страницы? Обычно автор длинного документа чувствует, что документ слишком громоздкий, и не хочет пересматривать и переделывать его. Очень часто автор просто не уверен в том, что знает, как оптимизировать свою работу. Намного легче, по мнению автора, оставить это читателю. Пусть тот как-нибудь сам пробирается через набор мыслей и выделяет суть адресованного ему документа.
До недавнего времени только некоторые из хронически перегруженных читателей выражали свое недовольство плохо выстроенными документами. Остальные принуждали себя к восприятию, потому что сложность и плохую воспринимаемость принято считать типичным признаком бизнес-документации. Почему-то считается, что такие документы надо мучительно изучать. На самом деле все из-за того, что бизнесмены-читатели сами допускают тот же подход к созданию документов, которому научились по принятым образцам, и теперь старательно копируют в своих бумагах манеру, заимствованную у руководства.
