Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма | страница 27

4. Отклонение от плановых показателей.

5. Сравнительно низкая оплата труда.

6. Дефицит кадров.

7. Высокий объем сверхурочных работ.

8. Худшая производительность по сравнению со стандартной.

Решения

1. Упростить процесс набора дешевых изданий.

2. Увеличить производительность за счет изменения этапов работы.

Шаг второй: Установление логической связи между положениями

документа.

Перейдем к проблемам. С первого прочтения становится очевидно, что в этом списке существуют определенные причинно-следственные отношения, которые мы бы хотели представить настолько ясно, насколько это возможно (Рис. 8. Шаг 2). При анализе этих отношений мы обнаруживаем две цепочки с причин-но-следственной связью и пропущенными звеньями, которые в этих цепочках следовало бы восстановить.

Теперь мы готовы сделать некоторые выводы. Либо в докладе говорится о том, что стоимость высока, потому что низка продуктивность и велики временные затраты, либо о том, что для уменьшения стоимости необходимо упростить методы и процедуры и поднять заработную плату. Чтобы определить, о чем собственно идет речь, нам приходится еще раз пересмотреть Введение. О каких проблемах, уже известных читателю, сообщается во Введении? Очевидно, читатель знает, что стоимость - это архиважно, что фирма ТТВ неконкурентоспособна в отношении цены на простые работы, что, возможно, в ТТВ никто не может оценить, действительно ли так высока стоимость. В этом случае мы могли бы выстроить процесс обдумывания так:

1. Тема = составляющиетоимости

2. Вопрос = онидействительншаквысокй?

3. Ответ = да.

4. Ситуация = составны^астистоимостигипографскоггоабора-

наиболееважны йэлементполнойстоимости

5. Проблема = неизвестнрдействительнали стоимостьтаквысока

по сравнению: уровнемконкурентов Вопрос(2) = действительнии онавышз чему конкуренте^

Ответ(2) = д а.

6. Новыйвопрос(З) =какнамуменьшитьгтоимостВ

7. Ключеваяпиния = исключитьпишниеэтапыв процессеработыи поднять

зарплатудо сопоставимого конкурентам[уровня

На рис. 9 показано, как эти идеи могли бы быть организованы в более приемлемой версии доклада. Читатель мог бы не согласиться с выводами молодого консультанта, но, по меньшей мере, счел бы доклад ясным и понятным, определил, с чем он не согласен, и решил бы, что стоит обдумать более тщательно.

Чтобы можно было показать, как во Введение включаются все суждения, относящиеся к ключевой линии, здесь приводится полный текст доклада. Такое включение позволяет читателю начать обдумывать доклад за первые тридцать секунд чтения или еще раньше. А поскольку весь документ посвящен только объяснению утверждений ключевой линии или обоснованию этих положений, ни одна важная мысль не ускользнет от внимания и не выпрыгнет неожиданно и необоснованно из какого-нибудь темного места документа. Соответственно, если читатель ограничен во времени, он может быстро ухватить основную мысль. Поэтому помните: если ваши доводы не становятся «родными» за первые тридцать секунд чтения, переработайте документ.