Рис. 5. Меморандум по поводу предложения, поданного Большим Боссом
Кому: мистеру Роберту Сальтону От кого: Джона Дж. Джексона Тема: предложение Большого Босса
7 марта 2001
Мы получили запрос Большого Босса (учетный номер 8306) об изменении учета поставок и доставочных чеков и переводе системы на другой принцип отчетности. Изменения, предложенные Большим Боссом, были проверены в процессе подготовки к платежам. Обзор содержит данные, полученные при проверке предложения:
1. Согласно нашим требованиям об учете поставок и входящих платежей каждый чек за доставку включает следующие данные:
Исходящий номер.
Номер магазина.
Номер чека.
Сумму в долларах в каждом чеке.
Дату поставки в каждом чеке.
Если мы не получаем информацию об исходящих номерах и номерах магазина от Большого Босса, мы берем эти данные из сводного реестра заказчиков. Впоследствии все это может быть включено в сводку о заказах Большого Босса.
2. Большой Босс собирается разработать программу, которая будет обрабатывать записи и фиксировать информацию с доставочных чеков.
Файл с этой информацией будет создаваться в формате, совмести мом со счетной системой, принятой у нас, и национальной финансовой системой. Эти данные в форме записи на ленте будут отсылаться для учетных целей в отдел контроля денежных потоков и в финансовый отдел.
Полученная нашим отделом информация будет учитываться в соответствии с установленными процедурами. Окончательный баланс оплаченных чеков и присланной ленты с записями должен быть равен нулю.
3. В завершение всего процесса ежемесячной оплаты итоговый балансовый расчет будет проводиться через расчетную систему финансового отдела. В нем будет определяться номер платежа и чеков, который затем будет фиксироваться в итоговых отчетах.
Глава финансового отдела проанализировал возможность изменить систему платежей, приемлемость этих изменений и фактически описал в своем докладе: «Вот как работала бы новая система», не ответив на животрепещущий вопрос, стоит ли менять старую систему. Если бы на его месте были вы и воспользовались методами, описанными выше на рис. 4, вы рассуждали бы примерно так:
1. Нарисовали бы главный блок и задались вопросом: «Что я намерен обсудить?» (Запрос Большого Босса о возможности изменений, см. рис. 4.)
2. На какой вопрос о предмете обсуждения я попытаюсь ответить потенциальному читателю доклада? (Это хорошая идея?)
3. Каков мой ответ? (Да.)
4. Теперь мне стоит проверить, действительно ли этот вопрос и этот ответ я затрагивал во Введении в доклад? Чтобы сделать это, я рассматриваю, что же обсуждается в конкретной ситуации. Итак, первое положение должно быть высказыванием об изменениях (тема доклада). Что я могу сказать об этой теме такого, что не вызовет возражений читателя? (Нам поступил запрос об изменениях в существующей процедуре оплаты счетов.) Когда вы начнете писать Введение, то конечно же объясните суть предлагаемых изменений, но сейчас - при обдумывании архитектуры текста- вам необходимо сосредоточиться только на сути, на главном смысле первого параграфа.
