На копии прошения, хранящейся в архиве, пометка:
«На подлинном Собственною Его Императорскаго Величества Рукою начертано: "Съ. Ливадия, 18 октября 1900 года"».
«Съ» означало «Согласенъ».
Такой порядок распространялся на все награждения иностранными орденами. О своих наградах чиновник должен был донести в кадровую службу, чтобы там в формулярном списке сделали соответствующую отметку.
В 1893 году председательствующий во 2-м отделении Императорской Академии наук Я. Грот известил старшего делопроизводителя Санкт-Петербургского Главного архива Н. А. Гюббенета о том, что решением академии ему будет вручена золотая медаль им. А. С. Пушкина (так называемого большого калибра). Старший делопроизводитель заслужил её за активное содействие научным изысканиям учёных, работавших в архиве. Николай Александрович тут же поставил в известность о сём радостном событии Департамент личного состава и хозяйственных дел и попросил внести соответствующие изменения в свой послужной список.
Перед каждым награждением дипломата, включая награждения иностранными орденами, проходила сверка сведений, содержащихся в их формулярных (послужных) списках. Когда в марте 1900 года 2-й департамент получил от баварского посланника список русских дипломатов, награждённых баварскими орденами, директор департамента Н. Малевский-Малевич обратился в ДЛСиХД с покорнейшей просьбой «проверить в нём сведения о русских подданных, чинах Министерства иностранных дел, и затем вернуть».
Нельзя было сказать, что награды буквально сыпались на рядовых дипломатов, но также нельзя было утверждать, что они их миновали. В положенное время, в зависимости от выслуги лет, каждый дипломат мог рассчитывать на «Анну» или «Владимира», хоть и не самой высокой степени. Но нередко руководство министерства возражало против незаслуженных наград. В 1887 году министру Н. К. Гирсу пришлось идти со специальным докладом к Александру III, чтобы уведомить государя о несостоятельности жалобы генконсула в Лиссабоне Лаксмана о том, что за 30 лет службы его так и не представили к ордену Н. К. Гирc сказал царю, что «долголетняя служба г. Лаксмана не была ознаменована ничем, дающим ему право быть представленным к награде за отличие», и царь, который тоже не любил раздавать награды, проявил солидарность со своим министром. (К другим «странностям» Лаксмана мы ещё вернёмся.)
В 1901 году Министерство иностранных дел пышно отпраздновало 50-летие дипломатической службы посла в Константинополе И. А. Зиновьева. Департамент личного состава и хозяйственных дел составил на него подробную справку, перечислив все его должности, командировки и награждения, а Ламздорф вышел с предложением к императору и получил от него высочайшее соизволение наградить юбиляра орденом Святого Владимира 1-й степени.
