Общая программа включает в себя вопросы встречи делегации; деловой части (переговоры, встречи, беседы); приемов; культурных мероприятий; поездок по стране; проводов делегаций.
В подробной программе отражаются все организационные моменты, связанные с приемом иностранной делегации: персональный состав встречающих; участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио, телевидения; преподнесение цветов; приветственные речи; обеспечение транспортом; размещение в гостинице и т д. Каждый пункт подробной программы требует детальной проработки с обязательным указанием ответственных исполнителей.
В случае, если глава делегации прибывает с супругой, то принимающая сторона должна предусмотреть специальную программу, или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его.
При разработке программы следует учесть, что несмотря на рабочий деловой характер визита, во время пребывания делегации принято организовывать неофициальные неформальные встречи как хозяевами, так и гостями. Первая такая встреча всегда организуется принимающей стороной. Для того, чтобы и гости могли воспользоваться возможностью организовать ответную встречу, необходимо запланировать в программе свободный вечер.
При составлении программы внимание принимающей организации должно быть сосредоточено на основной цели визита делегации (переговоры, беседы и т. п.). Самое главное в программе — это ее сбалансированность. С одной стороны, она должна удовлетворять профессиональным интересам членов делегации, а с другой — носить и общеобразовательный характер.
Порядок встречи, приветствий и представлений. Главное правило при встрече — необходимость соответствия уровней руководителей двух делегаций, которым предстоит провести переговоры. К примеру, главу иностранной фирмы должен встречать руководитель фирмы принимающей, прибывающий в аэропорт (на вокзал) в сопровождении 2–3 человек. Первым представляется главный встречающий; вторым — гость. Затем хозяин встречи представляет своих сотрудников (женщин — в первую очередь); после этого гость представляет членов прибывшей делегации. Вручаемые входящим в делегацию женщинам цветы должны быть завернуты в целлофан.
Международный этикет приветствий основывается на следующих правилах: мужчина приветствует женщину первый; младший по возрасту первый приветствует старшего; младший по должности сотрудник-старшего.
В процессе представления (знакомства) представляют человека ранее неизвестного, вновь прибывшего — собравшимся, мужчину — женщине, менее известного — занимающему более высокую служебную ступеньку.
