Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010 | страница 5
Синий цвет – жесткие встречи, привязанные к точно определенному моменту.
Зеленый – бюджетируемые (плавающие) задачи.
Красный цвет – важное.
Желтый – личное.
Оранжевым цветом в верхней части календаря выделено многодневное событие.
Ваш личный недельный круг
Универсального «недельного круга» не существует: общие правила остались в средних веках, вместе с упорядоченным сословно-кастовым укладом жизни. Давайте определим свои правила и сформируем ваш личный обзорный график недели. Для этого сначала разделим все дела на несколько основных типов.
1. Жесткие встречи – дела, исполнение которых назначено на заранее определенное точное время дня. Например, «пятница, с 15.00 до 17.00», «суббота, 21.00». Как правило, жесткие встречи подразумевают договоренность о точном времени с кем-либо: вашим руководителем, клиентом, подчиненными, фитнес-клубом и т. п. К жестким встречам могут относиться, например, такие дела:
▪ собеседование с соискателем вакансии: четверг, с 17.00 до 18.00;
▪ переговоры с клиентом: 25 мая, 15.00;
▪ поход с детьми в театр: суббота, с 18.00 до 22.00.
Жесткие встречи в календаре мы будем выделять синим цветом. Синий – цвет строгости, дисциплины, четкого исполнения обязательств и соблюдения назначенного времени.[1]
2. Регулярные жесткие встречи – жесткие встречи, имеющие строго определенную периодичность. Например:
▪ планерка с подчиненными: каждый понедельник с 11.00 до 12.00;
▪ телефонная конференция с регионами: каждая вторая среда в 15.00;
▪ бассейн: каждые вторник, четверг и суббота в 19.00.
Повторяющиеся встречи удобны тем, что в Outlook их можно запланировать всего один раз. Он автоматически расставит их по всем будущим неделям вашего календаря. Открывая календарь в понедельник, вы уже увидите ключевые предстоящие дела, создающие костяк недельного круга. Повторяющиеся встречи в Outlook отличаются специальным значком – круговыми стрелками в правом нижнем углу встречи.
3. Многодневные события – продолжающиеся несколько дней и не требующие вашего личного участия в строго определенное время. Например:
▪ выставка: неплохо бы посетить, но не принципиально, в какой день и в какое время;
▪ командировка: нужно заранее иметь в виду;
▪ отпуск коллеги: знаем, что не сможем в это время к нему обращаться.
В Outlook такие события изображаются горизонтальными полосами в верхней части календаря. Например, «Масленица в Петергофе» у Евгения Онегина. Не перепутаешь с жестко запланированными делами, но и не забудешь.
