Первая стадия начиналась, когда министерство транспорта сообщало в Отдел торгового судоходства Адмиралтейства даты, когда отдельные транспорты будут готовы к выходу и из каких портов. Одновременно они информировали Адмиралтейство о грузах каждого судна либо о том, что оно проследует в балласте, и в какой пункт направляется.
Адмиралтейство должно было знать скорости всех транспортов, чтобы распределять их по тихоходным или быстроходным конвоям. Скорость конвоев ONS составляла 7,5 узлов.
Когда Адмиралтейство подбирало корабли для очередного конвоя, оно сообщало их названия офицерам контрольной службы ВМФ в каждом порту. Они должны были наблюдать за этими судами. Одновременно им сообщался маршрут конвоя и точка рандеву, в которой он формировался.
Получив эту информацию, контролер приступал к работе, и вскоре он мог сообщить в Адмиралтейство, когда именно будет готова к выходу его часть конвоя. Ему приходилось учитывать время перехода от данного порта до точки рандеву и наличие эскортных кораблей, которые обеспечивали безопасность этого перехода. Адмиралтейство передавало эту информацию командующему Западными Подходами. Он выбирал эскортную группу, которая встречалась с транспортами в точке рандеву и сопровождала их через Атлантику.
Но и это еще не все. Обо всех этих деталях следовало проинформировать 15-ю группу Берегового Командования КВВС, чтобы она могла подготовиться и обеспечить воздушное прикрытие конвоя на пути через Атлантику, пока он находится в пределах радиуса действия ее самолетов.
Перед выходом в море все шкиперы торговых судов вызывались на совещание с участием офицера контрольной службы ВМФ в данном порту и представителя 15-й авиагруппы. На совещании в Ливерпуле также должен был присутствовать коммодор конвоя и командир эскорта, если он присутствовал. Иногда такое совещание посещал лично командующий Западными Подходами, хотя чаще его заменял начальник штаба или офицер контрольной службы ВМФ.
Перед началом совещания каждый шкипер получал письменные приказы, касающиеся ордера и порядка перехода конвоя, а также свод сигналов. После завершения обсуждения этих вопросов коммодор объяснял свой план действий в случае каких-либо осложнений.
Должность коммодора конвоя была новой. Во время Первой Мировой войны командир эскорта отдавал приказы и каждому судну конвоя. Эта схема оказалась неудовлетворительной, поэтому была введена должность коммодора конвоя в качестве связующего звена между командиром эскорта и капитанами торговых судов. Коммодорами обычно служили отставные офицеры флота в звании адмирала.
