В конечном итоге экономическая эффективность события определяется преимущественно по такому ключевому показателю, как возможность окупаемости. Высокой скоростью окупаемости обладают мелкие региональные и местные выставки, причем как для организаторов, так и для участников. В этой связи иные российские специалисты считают полезным для всех без исключения фирм создание и участие в небольших экспозициях, не сопряженных с серьезными затратами. Благодаря низким вложениям подобные выставки окупаются непосредственно во время работы. (В Москве такие выставки представлены, например, «Мосмежопторгом» и ярмаркой в спорткомплексе «Динамо».) Это связано не столько с большим количеством заказов, сколько с низкой ценой площади.
Все возможные способы извлечения выгоды, включая и факторы минимизации затрат на само выставочное мероприятие, должны оговариваться в концепции выставки (она же концепция выставочного проекта). Концепция представляет собой организационный документ, в котором фиксируются важнейшие целевые установки, принципы и правила, регулирующие деятельность инициаторов, участников и гостей события. В частности, именно здесь оговаривается факт спонсорской поддержки, что позволяет на основании концепции определить положение о спонсорстве и составить договор спонсорства. Основные позиции данного документа приведены ниже.
Концепция [наименование выставочного проекта]
[Наименование выставочного проекта] (в дальнейшем – Выставка) проводится [наименование компании-организатора] при поддержке [наименование властной структуры, оказывающей административную поддержку[20] ]
1. Условия проведения
1.1. Сроки проведения Выставки: с […] по […] г.
1.2. Место проведения: […]
1.3. Организатор Выставки: [наименование компании/компаний, контактная информация] (в дальнейшем – Оргкомитет)
1.4. Также в подготовке и проведении Выставки принимают участие: […]
На конкурсной основе организационно-техническое обеспечение Выставки поручено […]. Обеспечение мероприятий по информационному сопровождению Выставки возлагается на […].
2. Цели устроения и проведения Выставки Цели проведения Выставки:
2.1. Поддержка развития производственной сферы.
2.2. Пропаганда достижений российской промышленности, науки и техники.
2.3. Демонстрация результатов государственной поддержки развития [наименование отрасли].
2.4. Демонстрация образцов продукции фирм-участниц.
2.5. Развитие взаимовыгодных деловых контактов, привлечение внимания потенциальных инвесторов и заказчиков к конкурентоспособным компаниям.
