В выбранный вами вариант таблицы плана-графика заносятся все основные регулярные дела, а также планируемые вами новые важные дела. Причем вторые заносятся в места, свободные от первых. Появившиеся в течение года новые дела таким же порядком заносятся в план-график. В конце каждого месяца для не выполненных в предыдущем месяце дел ищутся свободные промежутки времени в оставшихся. Такой план-график служит обозримым средством учета и планирования дел, их более равномерного распределения, поиска резервов времени.
Некоторые покупные ежедневники и еженедельники имеют специальную страницу для записи важнейших дел года. Сюда их можно занести в порядке приоритетности, а в конце перечня поместить список дел, которые пока точно не привязаны ко времени из-за допустимости широкой вариации их сроков. Оба списка в течение года пополняются, а в конце каждого месяца анализируются при планировании следующего совместно с планом-графиком. По возможности дела из списка заданий, не привязанных точно ко времени, переносятся в месячные планы-графики. Список же важнейших дел года является определяющим при оценке приоритетов заданий, помещаемых в план-график на следующий месяц.
В план-график заносятся все основные задания, том числе и этапы выполнения важнейших дел. Однако последние маскируются менее важными. Поскольку основная цель — концентрация внимания на важных делах, то целесообразно иметь вариант годового плана, пригодный с этой точки зрения. Здесь подойдет таблица, используемая в теории расписаний, служащей основой методов построения оптимальных планов. Для задач персонального планирования строки таблицы соответствуют конкретным делам, а столбцы — месяцам. Столбцы должны быть достаточно широкими, чтобы в них зрительно можно было выделить четыре части, т.е. недели. Время выполнения определенного задания представляется на таблице заштрихованным участком соответствующей строки либо несколькими ее участками, если планируются перерывы между его этапами.
Строки таблицы можно упорядочить по срокам начала планированного выполнения дел, а можно — по убыванию их важности. С подобной таблицей все важные дела и их распределение в течение года — у вас перед глазами. Можно оптимизировать расписание, устраняя перегрузки отдельных периодов, возникающие из-за нечеткости предварительных наметок. Если вместо штриховки участков строк использовать соответствующие по величине прямоугольники из картона, то скорость оптимизации увеличится благодаря возможности легко перемещать прямоугольники по своим строкам таблицы вправо и влево.
