Если намеченные дела являются для вас новыми, то полезно обратиться к экспертным оценкам, привлекая суждения более опытных людей и делая поправку на свою работоспособность. Встречаются в литературе и обобщенные оценки затрат на выполнение типовых дел. Так, считается, что при подготовке серьезного доклада, выступления нужно на одну минуту сообщении затратить 20—25 минут подготовительной работы.
Однако не следует по затратам на малую часть дела прогнозировать выполнение всей работы, просто просуммировав количество малых частей, из которых она состоит. Так, если вы напечатали страницу текста за 15 минут, то это не означает, что 40 страниц вы напечатаете за 10 часов и, начав работу в 11 часов, кончите ее в 21 час. При таком подсчете не учитываются неизбежные затраты времени на еду, отвлечения, хотя бы минимальные перерывы для отдыха. Старая истина гласит: «Можно съесть одну котлету за одну минуту, но нельзя сто котлет съесть за сто минут». Разумеется, знание длительности отдельных шагов необходимо. Но для получения более точного прогноза временных затрат на выполнение всего дела необходимо сумму затрат времени всех отдельных этапов умножить на поправочный коэффициент, который для сложных дел составляет 1.7.
Сравнение бюджета времени и затрат, требующихся на выполнение намеченных важных дел, не всегда означает простое расставление в свободные «окна» бюджета запланированных занятий. Часто бывает, что «окон» не хватает. Приходится анализировать бюджет времени, устранять его потери, иногда отказываться от части регулярных дел, уменьшать их частоту, если важность новых дел перевешивает. В ряде случаев намеченные дела пересматриваются в сторону сужения их круга, чтобы оставить только ведущие к главным целям. И если даже приходится в итоге пересматривать и цели, то учет их приоритетности позволит сохранить наиболее значимые.
Приступая к планированию собственного времени, можно воспользоваться средствами оргтехники, разнообразными ежедневниками, еженедельниками, календарями, картотеками или графиками. Их выбор, а иногда и совместное использование зависят от специфики задач, длительности периода их повторения, границ планирования во времени, перспективности целей.
Мы предложим вашему вниманию общую последовательность планирования и попытаемся охарактеризовать разные средства для планирования, отмечая их достоинства и недостатки. На сегодня не существует какого-то одного универсального средства. Мир деятельности настолько разнообразен, что периодически появляются новые варианты средств для личного планирования. Не исключено, что вы для решения собственных дел лишь оттолкнетесь от имеющихся средств малой оргтехники, будете их модифицировать, комбинировать, разрабатывать свои.
