Проставьте затем против каждого пункта перечня величину затрат времени, уходящего в среднем в течение одного дня на выполнение данного дела. Если вы занимаетесь им не каждый день, просуммируйте все затраты на него за неделю или за месяц и разделите на число календарных дней рассмотренного периода.
Например, вы два раза в неделю посещаете бассейн. Без учета транспортных затрат одно посещение и сборы к нему составляют два часа. Перемножаете 2 часа на 2 раза и получаете итог – 4 часа. Затем делите его на 7 дней. Получается, что в среднем в один день на посещение бассейна затрачивается примерно 0.6 часа. Другой пример. Предположим, вы ходите в гости, как правило, один раз в месяц и принимаете у себя гостей тоже один раз в месяц. На пребывание в гостях вместе с подготовкой у вас уходит 5 часов, а на прием гостей – 7 часов. Сложив пять с семью и получи двенадцать, разделите на 30 дней, что составляет среднее число дней в месяце, - вы получите, что средние ежедневные затраты на прием и посещение гостей составляют у вас 0.4 часа.
Результаты по однотипным занятиям в пределах каждого пункта списка складываются. Например, среднее ежедневное время посещения бассейна составляет 0.6 часа, а кружка китайского языка – 1.2 часа. Тогда по данному пункту в среднем каждый день затрачивается 1.8 часа.
После подсчета затрат времени по каждому пункту в целом просуммируйте общие затраты времени по всем пунктам. И сравните полученный результат с реальным наличием в сутках ровно двадцати четырех часов. Немногим удается с первого раза получить результат, близкий к этому числу. Как правило, он заметно выше, порою в два раза и больше. Это возможный признак того, что вы живете в условиях дефицита времени, взвалив на себя невыполнимые задачи, не обеспеченные имеющимся в вашем распоряжении реальным временем, либо вы неверно представляете реальную продолжительность и частоту ваших занятий и, следовательно, не знаете о ваших действительных нехватках и резервах времени. Но возможно, вы не учли еще ряд выполняемых вами дел. Так или иначе, полученный вами результат при его существенном отклонении от реальной продолжительности суток — основа для начала более строгого анализа ваших реальных затрат времени.
Один из самых точных способов составления и анализа вашего бюджета времени — метод моментальных наблюдений. Скорректированный по результатам анализа предварительно составленного бюджета времени перечень дел пишется на отдельном листке, который постоянно носится с собой. На протяжении длительного периода времени, месяца и более, вы каждый день несколько раз в совершенно случайные моменты вспоминаете о его существовании и отмечаете в списке то дело, которым вы в этот момент заняты.
