Сообщение можно разослать также и в ответ на внешние события. Если результаты недавней проверки в школах вашего города показали, что ученики совершенно не знают географию, а вы как раз продаете компьютерную игру, помогающую в изучении этого предмета, не теряйте времени — разошлите об этом сообщение в местные газеты. Проследите только, чтобы ваше сообщение хорошо согласовалось с общей ситуацией. В сообщении можно добавить, что вы в ближайшее время организуете семинар на данную тему сообщения или бесплатно раздаете копии программного обеспечения — добавьте все, что увеличивает информационную ценность сообщения.
Не рассылайте сообщения, если у вас недостаточно информации — другими словами, говорите только в том случае, если вам есть что сказать. "Мэр считает, что местные фирмы принимают активное участие в жизни города", — это информация. " Иван Иванов утверждает, что местные фирмы — самые лучшие в бизнесе" — это не информация, если только Иван Иванов — не известный политик и не рок-музыкант.
Вот несколько рекомендаций, как приготовить сообщение для прессы.
1. Самое важное в сообщении — первая фраза. В ней или по крайней мере в первом абзаце, должно быть кратко передано содержание всего сообщения. Заинтригуйте журналиста. Усталый редактор может потерять интерес, если ему придется слишком долго вникать в суть ваших писаний. Альтернативный вариант: если вы не хотите начинать свое сообщение сухой констатацией факта, начните его с оригинальной, не избитой, "зацепистой", "хлесткой" фразы, которая настолько заинтригует редактора, что он невольно будет читать дальше.
2. Основную информацию нужно подать согласно традиционным журналистским канонам: "Кто, что, где, когда, сколько". (К примеру: "Вчера, 15 сентября 1995 года госпожа Анна Новак собранием директоров фирмы была избрана вице-директором 000 "Мебель Беларусь".
3. Сообщение должно содержать информацию, а не прикрытую рекламу. Вы можете подчеркнуть достоинство продукта, но только конкретно и в строгом соответствии с фактами. Не пишите: "Новая конструкция: емкость с вмонтированным ножом для сыра — самая совершенная из всех существующих приспособлений!" Это реклама чистой воды — притом не из самых хороших (см. главу 4). Лучше напишите: "Новая конструкция: емкость с вмонтированным ножом для сыра исключает беспорядок на кухонном столе и риск пищевого отравления". Можете привести чье-то мнение на этот счет — но только если это мнение искренне и вы заручились согласием на его обнародование: "Госпожа Ирина Мальчевская сказала: "Это очень удобный прибор, я довольна, что его купила". Такого типа утверждения не должны принадлежать вам, членам вашей семьи, сотрудникам фирмы.
