Несмотря на то, что пресс-конференция является наиболее эффективной формой общения со специалистами медиасреды, ее следует проводить только тогда, когда существует конкретный информационный повод. На сегодня существуют следующие типы информационных поводов:
1. Новости — исключительный характер, оригинальность события. Интрига заключается в том, что информация «придерживается» до начала пресс-конференции. Это позволяет избегать девальвации фактов в глазах журналистов, а также ее искажения. Для пресс-служб церковных структур возможно дополнительное дифференцирование:
• новости, актуальные только для церковных средств массовой информации (изменения кадрового состава Синодальных отделов или епархиального управления, посещение правящим архиереем различных структур и учреждений, освящение храмов, приютов, то есть события «внутренней» среды епархии);
• новости, актуальные для церковных и светских средств массовой информации (мероприятия, интересные областной и городской общественности, празднование Пасхи и Рождества, прибытие в город церковных святынь, проведение крупных конференций и фестивалей, презентации просветительских, социальных, благотворительных проектов).
2. Знаменательная дата — проведение церковно-общественных, государственных, общественных мероприятий. Например, празднование Дня области или города. Как правило, в организации этих событий епархиальное управление принимает деятельное участие.
3. Проблема — нередко возникают сложные ситуации, когда своевременная и адекватная реакция епархиального управления способна предотвратить распространение искаженной информации или слухов (например, о смерти или уходе правящего архиерея с кафедры, о каких-либо скандальных событиях, связанных с представителями епархии).
Существует несколько способов оповещения журналистов о дате, месте, времени и теме проведения пресс-конференции:
• персональный телефонный обзвон конкретных средств массовой информации и конкретных журналистов;
• рассылка факсов с общим и персональным обращением;
• рассылка приглашений по электронной почте.
Самым надежным способом является рассылка приглашений и дополнительный обзвон журналистов, который позволяет гарантировать участие представителей средств массовой информации в мероприятии. Успех пресс-конференции во многом зависит от времени и места ее проведения. Время начала определяется графиком представителей организующей стороны, однако всегда следует учитывать такие
